Von Westfalen

AGB – Allgemeine Geschäftsbedingungen der Von Westfalen GmbH

Die nachstehenden Regelungen gelten für alle Aufträge über Beratungs-, Planungs-, und Organisationsleistungen sowie Schulungen und Seminare im Zusammenhang mit der allgemeinen Unternehmensberatung der Von Westfalen GmbH (im Folgenden: VWB), soweit sich nicht aus dem Angebot der Von Westfalen GmbH oder aus schriftlichen Vereinbarungen etwas anderes ergibt.

Aufträge der VWB werden ausschließlich zu diesen allgemeinen Geschäftsbedingungen abgeschlossen und durchgeführt.

1. Leistungen von VWB

a.) Gegenstand des Vertrages ist eine Unternehmensberatung gemäß der schriftlichen Vereinbarung mit dem Auftraggeber. Die Tätigkeit der VWB besteht in der unabhängigen und weisungsfreien Beratung des Auftraggebers als Dienstleistung. Das Angebot richtet sich gem. § 14 BGB nur an Unternehmen. Es werden Beratungsleistungen zu Digitalisierung, Nachhaltigkeit, andere typische Beratungsleistungen sowie die Beratung bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen angeboten. Nach Absprache können auch andere Beratungsdienstleistungen angeboten werden.

b.) Ein konkreter Erfolg wird weder geschuldet noch garantiert. Der Auftraggeber entscheidet in alleiniger Verantwortung über den Zeitpunkt sowie Art und Umfang der Umsetzung der von der VWB empfohlenen Maßnahmen. Dies gilt selbst dann, wenn die VWB die Umsetzung von Planungen oder Maßnahmen durch den Auftraggeber begleitet.

Ebensolches gilt für das Angebot zur Unterstützung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Diese Hauptverantwortlichkeit wird bereits gesetzlich durch die Abgabenordnung bestimmt. Die VWB kann hier – vorzugsweise unter Hinzuziehung der Steuerkanzlei des Auftraggebers – die unterstützende Beratung zur Erstellung durch den Auftraggeber anbieten, keinesfalls jedoch eigenverantwortlich eine solche erstellen. Siehe 1f.).

c.) Mündliche oder fernmündliche Auskünfte, Erklärungen, Beratungen oder Empfehlungen der VWB erfolgen stets nach bestem Wissen und Gewissen. Sie sind jedoch nur dann verbindlich, wenn sie schriftlich übermittelt werden.

d.) Die Aufgabenstellung, die Vorgehensweise und die Art der Arbeitsergebnisse sind durch das Angebot der VWB festgelegt, soweit sie nicht in den schriftlichen Vereinbarungen der Beteiligten geregelt sind. Änderungen, Ergänzungen oder Erweiterungen der Aufgabenstellung, der Vorgehensweise und der Art der Arbeitsergebnisse bedürfen einer besonderen schriftlichen Vereinbarung. Die VWB stimmt mit dem Auftraggeber den Beratungsverlauf regelmäßig im Rahmen von Zwischenbesprechungen ab.

e.) Die VWB darf die vom Auftraggeber mitgeteilten Informationen bzw. zur Verfügung gestellten Unterlagen sowie das übermittelte Zahlenmaterial bei ihrer Tätigkeit – auch ohne gesonderte Vollständigkeitserklärung gem. Ziffer 2d – als vollständig und richtig bei der Auftragsausführung zugrunde legen.

Zur Überprüfung der Richtigkeit, Vollständigkeit oder Ordnungsgemäßheit oder zur Durchführung eigener Recherchen ist die VWB nicht verpflichtet.

f.) Die Erbringung rechts- oder steuerberatender Tätigkeiten ist als Vertragsinhalt ausgeschlossen. Eine Beurteilung der vom Auftraggeber zur Erfüllung des Auftrages gelieferten Informationen und erteilten Auskünfte auf rechtliche und steuerliche Gegebenheiten erfolgt ausdrücklich nicht durch die VWB.

g.) Die Weitergabe oder Präsentation schriftlicher Ausarbeitungen oder Ergebnisse der VWB gegenüber Dritten – auch mit dem Auftraggeber verbundene Unternehmen – bedürfen der vorherigen Zustimmung von der VWB und erfolgen allein im Interesse und im Auftrag des Auftraggebers. Der Dritte wird hierdurch nicht in den etwaigen Schutzbereich des Auftrages zwischen dem Auftraggeber und der VWB einbezogen. Dies gilt auch dann, wenn der Dritte ganz oder teilweise die Vergütung der Tätigkeit von der VWB für den Auftraggeber trägt oder diese vollständig übernimmt.

Von dieser Regelung ausgenommen sind ausdrücklich Steuerberater, Rechtsanwälte o. ä. Erfüllungsgehilfen/Berater des Auftraggebers sowie der öffentlich-rechtliche Verwaltungsbereich der Bundesrepublik Deutschland, (z. B. Finanzbeamte im Rahmen einer Steuerprüfung, Kassennachschau o.ä.).

h.) Die VWB darf vertragliche Verpflichtungen nach vorheriger Information gegenüber dem Auftraggeber durch fachkundige Dritte erfüllen lassen.

i.) Die VWB darf ihre vertraglichen Verpflichtungen persönlich, telefonisch, per Mail, über Clouddienste sowie über Videokonferenzen u. ä. oder durch Kombination mehrerer dieser Möglichkeiten erbringen.

Eine ausschließliche Erbringung vor Ort bei dem Auftraggeber kann nicht verlangt werden.

Die Bereitstellung als verwertbare Datei im Office-Format wie Word/Excel kann nicht verlangt werden. Arbeitsergebnisse werden in der Regel über das Dateiformat PDF in Berichtsform oder über einen Clouddienst zum Download z. B. im PDF-Format zur Verfügung gestellt.

j.) Bei Inanspruchnahme öffentlicher Förderung (z. B. BAFA) gelten ergänzende Anforderungen. Der Auftraggeber ist für deren Einhaltung verantwortlich. Die VWB sichert keine Förderzusage zu.

k.) Die VWB stellt Arbeitsergebnisse in der Regel per Clouddienst oder im PDF-Format bereit. Ein Anspruch auf Word-/Excel-Dateien besteht nicht. Für die Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen ist der Auftraggeber verantwortlich. Der Auftraggeber muss eine unabhängige Sicherung der erhaltenen Berichte / Dokumentation(en) rechtzeitig selbst sicherstellen. Eine Speicherung der Arbeitsergebnisse der VWB erfolgt in archivierter Form für zulässige Dauer gem. DSGVO.

l.) Die Berücksichtigung ausländischen Rechts bei Auftragsausführung durch VWB ist vorbehaltlich einer anderweitigen schriftlichen Vereinbarung ausgeschlossen.

2. Pflichten des Auftraggebers

a.) Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Tätigkeit der VWB nach Kräften zu unterstützen. Insbesondere schafft der Auftraggeber unentgeltlich alle Voraussetzungen im Bereich seiner Betriebssphäre, die zur Leistungserbringung erforderlich sind.

b.) Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Bedingungen und Vorgaben der jeweiligen Förderinstitution eigenverantwortlich einzuhalten. Dies umfasst insbesondere die rechtzeitige Einreichung der erforderlichen Unterlagen.

c.) Unterlässt der Auftraggeber eine ihm obliegende Mitwirkung, so hat er dadurch entstehende Ausfall-/Wartezeiten, die dokumentiert werden, gesondert zu vergüten. Ebensolches gilt für bei nachhaltiger Verweigerung der vereinbarten Mitwirkungspflichten oder bei Bekanntwerden von strafrechtlichen Handlungen.

Für die Vergütung gelten die Ausführungen zu Ziffer 3 und 4 dieser Bestimmungen entsprechend.

Darüber hinaus ist die VWB nach Setzen einer angemessenen Nachfrist zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages aufgrund beispielhaft genannter Störungen des Vertrages berechtigt. Bis dahin erbrachte Leistungen und Kosten werden entsprechend den Regelungen zu Ziffer 3 und 4 abgerechnet. Der VWB bleiben Schadensersatzansprüche vorbehalten.

d.) Der Auftraggeber stellt VWB auf Verlangen eine Vollständigkeitserklärung aus, in der bestätigt wird, dass die zur Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen vollständig und richtig sind und ihm keine Anhaltspunkte vorliegen bzw. bekannt sind, welche geeignet sind, deren Vollständigkeit und Richtigkeit in Frage zu stellen. Sollte der Auftraggeber fehlende oder mangelhafte Informationen in übergebenen Berichten und Dokumentationen feststellen, so muss er dieses der VWB unverzüglich melden.

e.) Der Auftraggeber steht dafür ein, dass die im Rahmen des Auftrags vom Auftragnehmer gefertigten Berichte, Organisationspläne, Entwürfe, Zeichnungen, Aufstellungen und Berechnungen nur für die vertraglich vereinbarten innerbetrieblichen Zwecke verwendet werden. Eine betriebsexterne Weitergabe ist ausdrücklich untersagt. Ausnahmen hiervon stellen vereinbarte Leistungen wie Newsletter und ähnliche Informationen für Kundengruppen dar, die ausdrücklich zum Zweck der Weitergabe beauftragt wurden. Soweit Arbeitsergebnisse urheberrechtsfähig sind, bleibt der Auftragnehmer alleiniger Urheber. Der Auftraggeber erhält in diesen Fällen das für den Vertragszweck nur durch Satz 1 eingeschränkte, im Übrigen zeitlich und örtlich unbeschränkte, unwiderrufliche, ausschließliche und nicht übertragbare Nutzungsrecht an den Arbeitsergebnissen.

f.) Der Auftraggeber speichert die von der VWB übersendeten bzw. zur Verfügung gestellten Berichte, die der Auftraggeber freigegeben hat, selber zusätzlich revisionssicher ab und sorgt für eine Speicherung oder Aufbewahrung über die Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (PDF-Speicherung).

3. Vergütung

a.) Die Leistungen der VWB werden – sofern nicht im Einzelfall schriftlich etwas anderes vereinbart ist – nach den jeweils geltenden Stundensätzen/Tagessätzen der VWB zzgl. Auslagen gem. Angebot abgerechnet. Eine einzelvertragliche Vereinbarung einer Pauschale ist ebenfalls möglich. Im Falle der Vereinbarung einer Pauschale wird die Pauschale mit einer maximalen Stundenzahl angegeben, die die VWB zu leisten hat. Darüber hinaus gehende Leistungen werden schriftlich zuvor angekündigt und dann zu den vereinbarten Einzelpreisen berechnet. Die Berechnung der Leistungen darf in elektronischer Form (E-Rechnung als PDF/XML-Rechnungsversand) erfolgen.

b.) Die VWB ist berechtigt, für die zu erbringenden Leistungen angemessene Vorschüsse oder für bereits erbrachte Leistungen angemessene Abschlagszahlungen oder Teilrechnungen in Rechnung zu stellen. VWB ist frühestens nach Ausgleich ihrer ersten Vorschussrechnung zur Aufnahme der Leistung verpflichtet.

c.) Werden angeforderte Vorschüsse, Abschlagszahlungen, Teilrechnungen oder sonstige Rechnungen der VWB nicht oder nicht vollständig ausgeglichen, ist die VWB nach den gesetzlichen Vorschriften zur Leistungsweigerung und – gegebenenfalls nach Fristsetzung – zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.

d.) Die von VWB gestellten Rechnungen sind nach Zugang sofort ohne Abzug fällig.

e.) Zeit- und Vergütungsprognosen der VWB in Bezug auf die Ausführung eines Auftrages stellen eine unverbindliche Schätzung dar, da der erforderliche zeitliche Aufwand von Faktoren abhängen kann, die von der VWB nicht beeinflusst werden können. Überschreitungen können sich während der Erbringung der Leistung ergeben. Die VWB wird in diesem Fall den Auftraggeber unverzüglich über die Überschreitung des ursprünglich geschätzten Zeitaufwandes benachrichtigen. Soweit der Auftraggeber eine verbindliche Obergrenze wünscht, muss diese ausdrücklich schriftlich vereinbart werden.

f.) Abweichend von Stundensätzen/Tagessätzen kann auch einzelvertraglich ein Raten- oder Dauermodell vereinbart werden. Im Falle der Ratenvereinbarung entfallen im Regelfall öffentliche Fördermöglichkeiten.

g.) Pflegeverträge werden gesondert vereinbart.

4. Zahlungsmodalitäten

Bei der mit der VWB vereinbarten Vergütung handelt es sich um Netto-Preise, welche zzgl. der jeweils zum Leistungszeitpunkt bzw. Fertigstellung des Auftrages geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer zu zahlen sind.

Rechnungen sind sofort nach Zugang ohne Abzug fällig. Der Verzug tritt automatisch nach 30 Tagen ein. Aufrechnungen sind nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen möglich

5. Vertragsdauer und Kündigung

a.) Die Vertragsdauer bestimmt sich nach der Vereinbarung der Vertragsbeteiligten.

b.) Hat VWB die geschuldeten Leistungen erbracht, so teilt sie dies dem Auftraggeber schriftlich mit. Der Auftrag gilt als durchgeführt und ist beendet,

b1.) wenn VWB die schriftlich niedergelegten Arbeitsergebnisse dem Auftraggeber übergeben oder dieser entweder die Übernahme schriftlich bestätigt oder die Ergebnisse verwertet hat (Freigabe durch Auftraggeber) oder

b2.) wenn der Auftraggeber einer Fertigstellungsmitteilung der VWB gemäß obiger Darstellung nicht unverzüglich, spätestens innerhalb zwei Wochen mit schriftlicher Begründung widerspricht.

c.) Soweit nichts anderes vereinbart ist, kann der Auftrag mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende gekündigt werden. Bis zum Zeitpunkt der Kündigung erbrachte Leistungen der VWB sind zu vergüten. Diese gilt auch für bis zu dem Zeitpunkt erbrachte Antragsleistungen für öffentliche Fördergelder und Zuschüsse. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

d.) Die Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Für den Fall einer vorzeitigen Vertragsbeendigung bestimmt sich der Vergütungsanspruch der VWB nach Ziffer 3 dieser Bestimmungen.

e.) Im Falle einer Kündigung vor Vertragsbeendigung findet keine Aushändigung der zwischenzeitlich erstellten Arbeitsergebnisse durch VWB an den Auftraggeber statt. Im Fall der Kündigung ist VWB, vorbehaltlich anderweitiger Vereinbarung, berechtigt, sämtliche während der Vertragsdauer erfassten und gespeicherten Daten des Auftraggebers unwiederbringlich zu löschen, ohne diese vorher dem Auftraggeber auszuhändigen.

f.) Im Falle von zusätzlich vertraglich vereinbarten laufenden Pflegeleistungen muss eine Kündigung gesondert erfolgen und erfolgt nicht nach Ziff. 5c). Ein Rückvergütungsanspruch von bereits gezahltem Entgelt entsteht dadurch jedoch nicht.

Vertragsabschlüsse, die Pflegeleistungen enthalten, enden nicht automatisch mit Ablauf der vereinbarten Dauer bzw. Zeitraumes und bedürfen somit der bereits genannten gesonderten Kündigung. Die Einzelvereinbarungen sind in dem vereinbarten Pflegevertrag zu regeln.

6. Haftung

a.) Hinsichtlich der erbrachten Dienstleistungen haftet VWB für die ordnungsgemäße Durchführung der Leistungen. Eine Haftung für einen Erfolg der von VWB empfohlenen Maßnahmen ist ausgeschlossen.

b.) Die VWB haftet dem Auftraggeber, gleichgültig aus welchem Rechtsgrund, nur für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schäden.

c.) Darüber hinaus haftet die VWB im Fall einfacher Fahrlässigkeit nur für Schäden aus der Verletzung von vertragswesentlichen Pflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall haftet die VWB nur bis zur Höhe des typischerweise, unter Berücksichtigung aller maßgeblichen und erkennbaren Umstände voraussehbaren Schadens. Aus Sicht der VWB übersteigt der typischerweise vorhersehbare Schaden regelmäßig nicht die Höhe des vereinbarten Honorars.

Sofern keine abweichende Regelung im Einzelfall besteht, ist die Haftung der VWB maximal jedoch auf den Betrag von 100.000,00 EUR begrenzt. Als einzelner Schadensfall gilt die Summe der Schadens-ersatzansprüche aller Anspruchsberechtigen, die sich aus einer Einzelnen, zeitlich zusammenhängend erbrachten, abgrenzbaren und insoweit einheitlichen Leistung ergibt.

Bei Vorhersehbarkeit eines höheren Schadensrisikos ist die VWB verpflichtet, dem Auftraggeber eine höhere Haftungssumme anzubieten, wobei sie ihre Vergütung entsprechend anpassen kann.

Die VWB verfügt über eine Vermögensschadensversicherung in ausreichender Höhe und weist diese auf Wunsch des Auftraggebers in Form einer Bestätigung des Versicherungsunternehmens nach.

d.) Die vorstehenden Haftungsausschlüsse und -beschränkungen gelten im gleichen Umfang zugunsten der Organe, gesetzlichen Vertreter, Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen der VWB.

e.) Schadensersatzansprüche des Auftraggebers gegen VWB verjähren, soweit sie nach dieser Ziffer 6 beschränkt werden, nach einem Jahr ab Anspruchsentstehung und Kenntnisnahme bzw. Erkennen.

f.) Die VWB haftet nicht für Schäden durch unvollständige Informationen oder unsachgemäße Änderungen durch den Auftraggeber, dessen Beauftragte oder Dritte. Dies gilt ebenso für Schäden durch unsachgemäße Nutzung bereitgestellter Plattformen oder für die Ablehnung bzw. Rückforderung von Fördermitteln.

7. Gewährleistung

a.) Sofern nach dem jeweiligen Vertragstyp Gewährleistungsansprüche bestehen sollten, gelten die gesetzlichen Regelungen, sofern nachfolgend nichts anderes bestimmt ist. Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber die Mängel unverzüglich nach Kenntniserlangung schriftlich gegenüber der VWB anzeigt. Mängel in Berichten und Dokumentationen, die nach der Abnahme durch den Auftraggeber erkannt werden sollten, hat die VWB nicht zu verantworten.

Für etwaige Folgen, die aus einer nicht vollständigen oder fehlerhaften Berichtserstellung oder Dokumentation entstanden sind, hat VWB nicht einzustehen.

Eine Gewährleistung für fehlerhafte oder unvollständige Informationen seitens des Auftraggebers übernimmt die VWB ausdrücklich nicht. Die VWB wählt Drittanbieter (insbesondere Software-Produkte) nach höchsten Sicherheits-, Datenschutz- und Qualitätsmerkmalen aus. Für etwaige aus fehlender Verfügbarkeit u.a. entstandenen Folgen hat die VWB nicht einzustehen. Die VWB haftet nicht für fehlerhafte Informationen seitens des Auftraggebers oder Dritter sowie für technische Ausfälle von Drittanbietern.

b.) Soweit die Leistungen der VWB nachbesserungsbedürftig und -fähig sind, wird VWB etwaige von ihr zu vertretende Mängel beseitigen, soweit das mit einem angemessenen Aufwand möglich ist.

Die Verjährungsfrist etwaiger Mängelansprüche beträgt ein Jahr nach Leistungserbringung, sofern der Anspruch noch nicht durch die Bestimmungen aus Ziffer 7a.) entfallen ist.

c.) Für darüberhinausgehende Schadensersatzansprüche gelten die Bestimmungen zu Ziffer 6 dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen.

8. Verzug und höhere Gewalt

a.) Falls die VWB bei der Erfüllung vertragsmäßiger Verpflichtung in Verzug gerät, kann der Auftraggeber nach Ablauf einer der VWB gesetzten angemessenen Nachfrist von mindestens 3 Kalenderwochen vom Vertrag zurücktreten, wenn die vereinbarten Leistungen bis zum Fristablauf nicht erbracht worden sind. Ein Verzugsschaden kann unbeschadet der Haftung bei Verschulden nicht geltend gemacht werden.

b.) Ereignisse höherer Gewalt berechtigen die VWB, die Erfüllung vertragsgemäßer Verpflichtungen um die Dauer der Behinderung und um eine angemessene Anlaufzeit hinauszuschieben.

Der höheren Gewalt stehen nicht vorausschaubare Ereignisse wie Erkrankungen, Auswirkungen von Pandemien sowie Streik, Aussperrung, Stromausfälle und ähnliche Umstände inkl. der Leistungsunmöglichkeit von beauftragten Dienstleistern wie z. B. Clouddienstleistern gleich, die der VWB die Leistung wesentlich erschweren oder unmöglich machen.

c.) Das Sonderkündigungsrecht der VWB nach Ziffer 2 lit. c. dieser Bestimmungen bleibt von vorstehender Regelung unberührt.

9. Verschwiegenheitspflichten

Die VWB ist verpflichtet, die Informationen über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftraggebers vertraulich zu behandeln.

Diese Verpflichtung gilt nicht für solche Informationen, die der VWB nachweislich bereits vor ihrer Mitteilung im Rahmen des Vertrages bekannt waren, von ihm nachweislich unabhängig erarbeitet oder anderweitig rechtmäßig erlangt wurden oder die allgemein sind oder ohne Verstoß gegen diesen Vertrag allgemein bekannt werden.

10. Schutzrechte Dritter

Im Falle der Überlassung von Vorlagen, Dokumentenmustern, Zeichnungen, Beschreibungen oder ähnlicher Vorlagen durch den Auftraggeber, ebenso wie im Falle der Kenntnisgabe vertraulicher Informationen, übernimmt der Auftraggeber Gewähr und Haftung dafür, dass die Kenntnisgabe an, bzw. die Bearbeitung durch die VWB keine Rechte Dritter verletzt.

11. Aufbewahrung von Unterlagen

Die VWB verwahrt zur Verfügung gestellte Unterlagen sachgemäß. Nach Vertragsende werden elektronische Unterlagen nach Wegfall des Zwecks gelöscht. Eine Rückgabe erfolgt auf Wunsch.

12. Datenschutz und Künstliche Intelligenz

Datenschutz entsprechend der DSGVO ist für die VWB von großer Bedeutung. Etwaige Informationspflichten gemäß Art. 12 ff. DSGVO sind auf der Website der VWB unter der Website http://www.vonwestfalen.de/datenschutz/ einsehbar.

Unser Unternehmen nutzt künstliche Intelligenz in der internen Analyse und Beratung. KI-generierte Inhalte werden stets von der Geschäftsführung geprüft und finalisiert. Daten, die Rückschlüsse auf die Identität des Kunden zulassen, werden dabei nicht verarbeitet, außer ausdrücklich vereinbart.

Auf Anfrage stellen wir gerne weitere Informationen zu unserer KI-Compliance bereit. Der Einsatz von KI erfolgt unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben des EU AI Act und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

13. Schlussbestimmungen

Für alle Ansprüche aus dem Vertrag gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss internationalen Einheitsrechts, insbesondere des UN-Kaufrechts.

Erfüllungsort ist Berlin. Änderungen bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Gerichtsstand ist Berlin. Die VWB behält sich eine Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Zukunft vor.

BAFA Förderung Stand 2025 – Hinweise/Erläuterungen