Von Westfalen

Datenschutzerklärung

Von Westfalen GmbH · Stand: Juni 2026

Verantwortlich

Von Westfalen GmbH, vertreten durch Pascal Höinghaus und Sandra Weith-Höinghaus

Kontakt

info@vonwestfalen.de · 030 40 72 74 72

Datenerfassung

Durch Ihre aktiven Eingaben (Formular, E-Mail, Terminbuchung) sowie automatisch beim Websitebesuch

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

RAIDBOXES GmbH

Friedrich-Ebert-Straße 7 · 48153 Münster · Deutschland

RAIDBOXES speichert automatisch Server-Log-Files mit Informationen, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und anonymisierte IP-Adresse. Diese Daten werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO ist geschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an fehlerfreiem und sicherem Websitebetrieb raidboxes.io/datenschutzerklaerung

Speicherdauer

Soweit keine speziellere Speicherdauer angegeben ist, bleiben Ihre Daten bei uns, bis der Verarbeitungszweck entfällt. Bei berechtigtem Löschersuchen oder Widerruf einer Einwilligung werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Verarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer Einwilligung möglich. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit Widerspruch einzulegen. Soweit Sie Widerspruch gegen Direktwerbung einlegen, werden Ihre Daten nicht mehr zu diesem Zweck verarbeitet.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Bei Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Weitere Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Wenden Sie sich hierzu jederzeit an info@vonwestfalen.de.

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt SSL-/TLS-Verschlüsselung für die sichere Datenübertragung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am "https://" und dem Schloss-Symbol in Ihrem Browser.

Kontaktformular

Ihre Angaben im Kontaktformular, einschließlich Kontaktdaten, werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Wir geben diese nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Löschung nach abgeschlossener Bearbeitung, spätestens nach 3 Jahren.

Anfragen per E-Mail oder Telefon

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon werden Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens gespeichert. Wir geben diese nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Löschung nach Bearbeitung, spätestens nach 3 Jahren.

E-Mail-Kommunikation und Dokumentenablage (Microsoft 365)

Microsoft Ireland Operations Limited · One Microsoft Place · Dublin 18 · Irland

Für E-Mail-Kommunikation und interne Dokumentenablage nutzen wir Microsoft 365 (Exchange Online, SharePoint). Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder wir im Rahmen einer Beratungsbeziehung kommunizieren, werden Ihre Nachrichten über Microsoft Exchange Online verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt primär in EU-Rechenzentren (Irland/Niederlande). Ein Transfer in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO · privacy.microsoft.com

Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Analyse- und Marketing-Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG). Ihre Einwilligung ist jederzeit über das Cookie-Banner widerrufbar.

Einwilligungsverwaltung (Borlabs Cookie)

Borlabs – Benjamin A. Bornschein · Rübenkamp 32 · 22305 Hamburg

Beim Websitebesuch wird ein Borlabs-Cookie in Ihrem Browser gespeichert, in dem Ihre erteilten oder widerrufenen Einwilligungen dokumentiert sind. Diese Daten werden nicht an Borlabs weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Pflicht zur Dokumentation von Einwilligungen gem. § 25 TTDSG

Terminbuchung und CRM (HubSpot)

HubSpot Ireland Ltd. · 1 Sir John Rogerson's Quay · Dublin 2 · Irland (Muttergesellschaft: HubSpot, Inc., Cambridge, MA, USA)

Für Terminbuchungen und die Verwaltung unserer Geschäftskontakte nutzen wir HubSpot. Bei einer Terminbuchung werden Name, E-Mail-Adresse und Wunschtermin verarbeitet. Im CRM dokumentieren wir Kontaktdaten, Kommunikationsverläufe und Projektstatus. Transfer in die USA durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. AVV gem. Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO · legal.hubspot.com/de/privacy-policy

Kundenbewertungen (Trustindex)

Wir nutzen Trustindex, um Kundenbewertungen aus öffentlichen Bewertungsportalen (insb. Google) auf unserer Website anzuzeigen. Details: trustindex.io

Im Rahmen unserer Beratungsleistungen (Verfahrensdokumentation, GoBD-Compliance, Digitalisierung, Nachhaltigkeit) verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ansprechpersonen in Kundenunternehmen:

Kontaktdaten (Name, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Projektbezogene Informationen und Kommunikation im Beratungsverlauf
Beratungsberichte und Projektdokumentation

Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung genutzt und nicht an Dritte weitergegeben, soweit dies nicht zur Leistungserbringung erforderlich ist. Für Ablage und Kommunikation setzen wir Microsoft 365 und HubSpot ein (siehe Abschnitt 3). Unsere Datenschutzpflichten gegenüber Kunden sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) Speicherdauer: Steuerrechtlich relevante Unterlagen 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), handelsrechtlich relevante Unterlagen 6 Jahre, sonstige Projektdokumente nach Projektabschluss und Ablauf der Verjährungsfrist (3 Jahre).

Softwarewerkzeuge zur Verfahrensdokumentation

Für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen setzen wir spezialisierte Cloud-Software ein:

smartdocu Solutions GmbH (Mitterweg 1, 83339 Chieming) – Hosting über Hetzner Online GmbH, Deutschland. AVV abgeschlossen.
SMARTCON Wirtschaftsberatung GmbH & Co. KG (verfahrensdokumentation.pro, Bahnhofstr. 6, 91126 Schwabach) – Hosting über DATEV eG, Hetzner Online GmbH und Schuster & Walther IT-Business GmbH, alle Deutschland. AVV abgeschlossen.

Die im Rahmen der Verfahrensdokumentation eingegebenen Daten verbleiben grundsätzlich auf deutschen Servern. In bestimmten Mandaten kann optional eine KI-gestützte Erstellungsfunktion genutzt werden, bei der Eingabedaten kurzzeitig an Anthropic, Inc. (USA) übermittelt werden. Diese Option wird nur nach ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers eingesetzt (siehe Abschnitt 7).

Buchhaltungsbutler (Visma Group)

Visma Group · Karenslyst Allé 56 · 0277 Oslo · Norwegen (EU-Verarbeitung in Deutschland)

Für Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung nutzen wir Buchhaltungsbutler. Im Rahmen der Rechnungsstellung werden Ihre Kontaktdaten sowie Rechnungsinformationen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf EU-Servern. AVV gem. Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Buchführungspflicht gem. § 238 HGB), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) Speicherdauer: 10 Jahre nach Ende des betreffenden Geschäftsjahres (§ 147 Abs. 1 AO, § 257 Abs. 1 HGB).

Neue Abonnenten

Wer sich über unser Website-Formular für den Newsletter anmeldet, erhält eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-in-Verfahren). Erst nach Bestätigung wird die Adresse in unseren Verteiler aufgenommen. Die Anmeldung wird protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – jederzeit widerrufbar über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an info@vonwestfalen.de

Bestandskunden

Bestehenden Kunden senden wir Informationen zu ähnlichen Beratungsleistungen. Der Widerspruch ist jederzeit möglich – per Abmeldelink oder per Nachricht an info@vonwestfalen.de.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG (berechtigtes Interesse; Soft-Opt-in mit nachweisbarer Abmeldemöglichkeit)

Newsletter-Tracking

Über HubSpot erfassen wir, ob und wann eine E-Mail geöffnet wird und auf welche Links geklickt wird. Diese Daten dienen ausschließlich der Optimierung unserer Kommunikation und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Speicherdauer bis Abmeldung; Einwilligungsnachweis 3 Jahre nach Abmeldung.

Wir nutzen KI-gestützte Werkzeuge zur Unterstützung interner Prozesse (Texterstellung, Recherche, Analyse). Unsere interne Richtlinie legt fest, dass keine personenbezogenen Daten Dritter in KI-Tools eingegeben werden – wir verwenden ausschließlich anonymisierte oder öffentlich verfügbare Informationen.

Alle KI-generierten Inhalte werden von der Geschäftsführung geprüft und angepasst, bevor sie intern oder extern verwendet werden (Human-in-the-Loop-Prinzip).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Leistungserbringung); mangels Verarbeitung personenbezogener Daten ist keine gesonderte Rechtsgrundlage erforderlich.

Anthropic/Claude API – Ausnahme bei KI-gestützter Verfahrensdokumentation

Im Rahmen der optionalen KI-gestützten Erstellung von Verfahrensdokumentationen kann – nach ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers – eine Funktion genutzt werden, bei der Eingabedaten an die Anthropic/Claude API in den USA übermittelt werden. Dies betrifft:

Vom Auftraggeber eingegebene Prozess- und Systemdaten sowie ggf. personenbezogene Angaben wie Mitarbeiterfunktionen
Öffentlich verfügbare Informationen, die das Modell zur Anreicherung hinzuzieht (z. B. Beschreibungen des Geschäftsgegenstands)

Die Daten werden bei Anthropic maximal 7 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht. Sie werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Der Transfer in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 Abs. 2c DSGVO) abgesichert. Ein Data Processing Addendum (DPA) mit Anthropic ist abgeschlossen.

Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis einer gesonderten schriftlichen Ergänzungsvereinbarung mit dem jeweiligen Auftraggeber und nie ohne dessen ausdrückliche Zustimmung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i.V.m. Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung für Drittlandtransfer) Weitere Informationen: anthropic.com/legal/privacy

KI-Leitfaden

Eine vollständige Übersicht der eingesetzten KI-Tools, deren Risikobewertung gemäß EU AI Act sowie unsere ethischen Grundsätze finden Sie in unserem KI-Leitfaden: vonwestfalen.de/ki-leitfaden

Matomo (selbst-gehostet)

Diese Website nutzt Matomo, einen Open-Source-Webanalysedienst, der auf unserem Server bei RAIDBOXES selbst gehostet wird. Matomo wird ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Ohne Einwilligung werden keine Matomo-Cookies gesetzt.

Verarbeitete Daten: Anonymisierte IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Klickpfade, Verweildauer, Browser- und Gerätedaten. IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert. Verarbeitung ausschließlich in Deutschland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG (Einwilligung) – jederzeit widerrufbar über das Cookie-Banner

Google Web Fonts (lokales Hosting)

Diese Seite nutzt Web Fonts von Google zur einheitlichen Schriftdarstellung. Die Google Fonts sind lokal auf unserem Server installiert. Eine Verbindung zu Google-Servern findet dabei nicht statt.

developers.google.com/fonts/faq · policies.google.com/privacy

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen unserer Dienstleistungen aktuell zu halten. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie auf geeignetem Wege.

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt überarbeitet im Juni 2026.