Von Westfalen

Die nachstehenden Regelungen gelten für alle Aufträge über Beratungs-, Planungs- und Organisationsleistungen sowie Schulungen und Seminare der Von Westfalen GmbH (VWB), soweit sich nicht aus dem Angebot oder schriftlichen Vereinbarungen etwas anderes ergibt. Das Angebot richtet sich gemäß § 14 BGB ausschließlich an Unternehmen.

a) Gegenstand

Gegenstand des Vertrages ist eine Unternehmensberatung gemäß der schriftlichen Vereinbarung. Die Tätigkeit der VWB besteht in der unabhängigen und weisungsfreien Beratung als Dienstleistung. Angeboten werden Beratungsleistungen zu Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Verfahrensdokumentation sowie nach Absprache weitere Beratungsdienstleistungen.

b) Kein Erfolg geschuldet

Ein konkreter Erfolg wird weder geschuldet noch garantiert. Der Auftraggeber entscheidet in alleiniger Verantwortung über Zeitpunkt sowie Art und Umfang der Umsetzung empfohlener Maßnahmen.

c) Mündliche Auskünfte

Mündliche oder fernmündliche Auskünfte, Erklärungen und Empfehlungen der VWB erfolgen nach bestem Wissen und Gewissen. Verbindlich sind sie nur in schriftlicher Form.

d) Aufgabenstellung und Änderungen

Aufgabenstellung, Vorgehensweise und Art der Arbeitsergebnisse sind durch das Angebot festgelegt. Änderungen oder Erweiterungen bedürfen einer besonderen schriftlichen Vereinbarung. Der Beratungsverlauf wird regelmäßig in Zwischenbesprechungen abgestimmt.

e) Verwendung von Informationen

Die VWB darf übermittelte Informationen, Unterlagen und Zahlenmaterial als vollständig und richtig zugrunde legen. Eine Überprüfung auf Richtigkeit oder Vollständigkeit ist nicht geschuldet.

f) Keine Rechts- oder Steuerberatung

Die Erbringung rechts- oder steuerberatender Tätigkeiten ist ausgeschlossen. Eine Beurteilung der gelieferten Informationen auf rechtliche oder steuerliche Gegebenheiten erfolgt ausdrücklich nicht durch die VWB.

g) Weitergabe an Dritte

Die Weitergabe schriftlicher Ausarbeitungen an Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung der VWB. Ausgenommen sind Steuerberater, Rechtsanwälte und der öffentlich-rechtliche Verwaltungsbereich (z. B. Finanzamt im Rahmen einer Steuerprüfung).

h) Erfüllung durch Dritte

Die VWB darf vertragliche Verpflichtungen nach vorheriger Information durch fachkundige Dritte erfüllen lassen.

i) Erbringungsform

Leistungen können persönlich, telefonisch, per E-Mail, über Clouddienste oder per Videokonferenz erbracht werden. Eine ausschließliche Erbringung vor Ort kann nicht verlangt werden. Arbeitsergebnisse werden in der Regel als PDF oder über einen Clouddienst bereitgestellt – nicht als Word-/Excel-Dateien.

j) Öffentliche Förderung

Bei Inanspruchnahme öffentlicher Förderung (z. B. BAFA) gelten ergänzende Anforderungen. Der Auftraggeber ist für deren Einhaltung verantwortlich. Die VWB sichert keine Förderzusage zu.

k) Aufbewahrung durch den Auftraggeber

Für die Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen ist der Auftraggeber verantwortlich. Eine eigene revisionssichere Sicherung der erhaltenen Berichte und Dokumentationen ist rechtzeitig selbst sicherzustellen.

l) Ausländisches Recht

Die Berücksichtigung ausländischen Rechts bei der Auftragsausführung ist vorbehaltlich einer anderweitigen schriftlichen Vereinbarung ausgeschlossen.

a) Mitwirkungspflicht

Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Tätigkeit der VWB nach Kräften zu unterstützen und alle notwendigen Voraussetzungen im Bereich seiner Betriebssphäre unentgeltlich zu schaffen.

b) Förderanforderungen

Der Auftraggeber hält die Bedingungen und Vorgaben der jeweiligen Förderinstitution eigenverantwortlich ein. Dies umfasst insbesondere die rechtzeitige Einreichung der erforderlichen Unterlagen.

c) Ausfall bei verweigerter Mitwirkung

Unterlässt der Auftraggeber eine ihm obliegende Mitwirkung, sind dadurch entstehende Ausfall- und Wartezeiten gesondert zu vergüten. Bei nachhaltiger Verweigerung ist die VWB nach Setzung einer Nachfrist zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

d) Vollständigkeitserklärung

Auf Verlangen stellt der Auftraggeber eine Vollständigkeitserklärung aus, die bestätigt, dass die zur Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen vollständig und richtig sind. Festgestellte Mängel in übergebenen Berichten sind unverzüglich zu melden.

e) Nutzungsrecht

Arbeitsergebnisse sind ausschließlich für die vertraglich vereinbarten innerbetrieblichen Zwecke zu verwenden. Eine externe Weitergabe ist untersagt. Soweit Arbeitsergebnisse urheberrechtsfähig sind, bleibt die VWB alleinige Urheberin; der Auftraggeber erhält ein zeitlich und örtlich unbeschränktes, nicht übertragbares Nutzungsrecht für den Vertragszweck.

f) Revisionssichere Speicherung

Freigegebene Berichte und Dokumentationen sind vom Auftraggeber zusätzlich revisionssicher abzuspeichern und für mindestens 10 Jahre aufzubewahren (PDF-Speicherung).

a) Stundensätze und Pauschalen

Die Leistungen werden nach den jeweils geltenden Stunden- oder Tagessätzen der VWB zzgl. Auslagen abgerechnet, sofern nicht schriftlich eine Pauschale vereinbart wurde. Bei Vereinbarung einer Pauschale wird eine maximale Stundenzahl angegeben; darüber hinausgehende Leistungen werden vorab schriftlich angekündigt.

b) Vorschüsse und Abschlagszahlungen

Die VWB ist berechtigt, angemessene Vorschüsse, Abschlagszahlungen oder Teilrechnungen zu stellen. Die Aufnahme der Leistung ist erst nach Ausgleich der ersten Vorschussrechnung geschuldet.

c) Leistungsverweigerung bei Zahlungsverzug

Werden Rechnungen nicht oder nicht vollständig ausgeglichen, ist die VWB nach den gesetzlichen Vorschriften zur Leistungsverweigerung und – nach Fristsetzung – zum Rücktritt berechtigt.

d) Fälligkeit

Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug fällig.

e) Prognosen

Zeit- und Vergütungsprognosen sind unverbindliche Schätzungen. Überschreitungen werden unverzüglich mitgeteilt. Eine verbindliche Obergrenze muss ausdrücklich schriftlich vereinbart werden.

f) Raten- und Dauermodelle

Alternativ zu Stunden- oder Tagessätzen kann einzelvertraglich ein Raten- oder Dauermodell vereinbart werden. Im Fall einer Ratenvereinbarung entfallen in der Regel öffentliche Fördermöglichkeiten.

g) Pflegeverträge

Pflegeverträge werden gesondert vereinbart.

Alle Preise sind Nettopreise zzgl. der zum Leistungszeitpunkt geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug fällig. Der Verzug tritt nach Ablauf dieser Frist automatisch ein. Aufrechnungen sind nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen möglich.

a) Vertragsdauer

Die Vertragsdauer bestimmt sich nach der Vereinbarung der Vertragsbeteiligten.

b) Vertragsende

Der Auftrag gilt als durchgeführt und beendet, wenn die VWB die schriftlichen Arbeitsergebnisse übergeben hat und der Auftraggeber diese entweder schriftlich bestätigt oder verwertet hat – oder wenn der Auftraggeber einer Fertigstellungsmitteilung nicht innerhalb von zwei Wochen schriftlich widerspricht.

c) Ordentliche Kündigung

Soweit nichts anderes vereinbart ist, kann der Auftrag mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende gekündigt werden. Bis zum Zeitpunkt der Kündigung erbrachte Leistungen sind zu vergüten.

d) Schriftform

Die Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

e) Folgen der Kündigung

Im Falle einer Kündigung vor Vertragsbeendigung findet keine Aushändigung zwischenzeitlich erstellter Arbeitsergebnisse statt. Die VWB ist berechtigt, sämtliche gespeicherte Daten des Auftraggebers unwiederbringlich zu löschen.

f) Pflegeleistungen

Gesondert vereinbarte Pflegeleistungen müssen separat gekündigt werden. Sie enden nicht automatisch mit Ablauf der vereinbarten Mandatsdauer.

a) Grundsatz

Die VWB haftet für die ordnungsgemäße Durchführung der Leistungen. Eine Haftung für den Erfolg empfohlener Maßnahmen ist ausgeschlossen.

b) Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit

Die VWB haftet nur für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.

c) Einfache Fahrlässigkeit und Haftungsgrenze

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet die VWB nur für Schäden aus der Verletzung vertragswesentlicher Pflichten, und zwar maximal bis zur Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens. Die Haftung ist auf 100.000,00 Euro begrenzt, sofern keine abweichende Regelung besteht.

d) Erfüllungsgehilfen

Die Haftungsausschlüsse und -beschränkungen gelten gleichermaßen für Organe, gesetzliche Vertreter, Angestellte und sonstige Erfüllungsgehilfen der VWB.

e) Verjährung

Schadensersatzansprüche verjähren nach einem Jahr ab Anspruchsentstehung und Kenntnisnahme.

f) Ausschluss bei Drittverursachung

Die VWB haftet nicht für Schäden durch unvollständige Informationen oder unsachgemäße Änderungen durch den Auftraggeber, dessen Beauftragte oder Dritte – ebenso wenig für Schäden durch unsachgemäße Nutzung bereitgestellter Plattformen oder für die Ablehnung bzw. Rückforderung von Fördermitteln.

a) Mängelanzeige

Mängel sind unverzüglich nach Kenntniserlangung schriftlich anzuzeigen. Mängel in Berichten und Dokumentationen, die nach der Abnahme durch den Auftraggeber erkannt werden, hat die VWB nicht zu verantworten. Eine Gewährleistung für fehlerhafte oder unvollständige Informationen seitens des Auftraggebers übernimmt die VWB nicht.

Die VWB wählt Drittanbieter (insbesondere Softwareprodukte) nach höchsten Sicherheits-, Datenschutz- und Qualitätsmerkmalen aus. Für Folgen aus fehlender Verfügbarkeit oder Ausfällen von Drittanbietern hat die VWB nicht einzustehen.

b) Nachbesserung

Soweit Leistungen nachbesserungsbedürftig und -fähig sind, beseitigt die VWB von ihr zu vertretende Mängel, sofern das mit angemessenem Aufwand möglich ist. Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt ein Jahr nach Leistungserbringung.

c) Schadensersatz

Für weitergehende Schadensersatzansprüche gelten die Bestimmungen zu Ziffer 6.

a) Verzug der VWB

Gerät die VWB in Verzug, kann der Auftraggeber nach Ablauf einer gesetzten Nachfrist von mindestens drei Kalenderwochen vom Vertrag zurücktreten, sofern die vereinbarten Leistungen bis dahin nicht erbracht wurden.

b) Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt berechtigen die VWB, die Erfüllung um die Dauer der Behinderung und eine angemessene Anlaufzeit hinauszuschieben. Gleichgestellt sind nicht voraussehbare Ereignisse wie Erkrankungen, Pandemieauswirkungen, Streik, Stromausfälle und vergleichbare Umstände, die die Leistung wesentlich erschweren oder unmöglich machen.

Die VWB behandelt Informationen über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftraggebers vertraulich. Diese Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die der VWB bereits vor Vertragsschluss bekannt waren, die unabhängig erarbeitet wurden oder die ohne Verstoß gegen diesen Vertrag allgemein bekannt sind.

Bei Überlassung von Vorlagen, Dokumentenmustern, Zeichnungen oder vertraulichen Informationen übernimmt der Auftraggeber Gewähr und Haftung dafür, dass deren Bearbeitung durch die VWB keine Rechte Dritter verletzt.

Die VWB verwahrt zur Verfügung gestellte Unterlagen sachgemäß. Nach Vertragsende werden elektronische Unterlagen nach Wegfall des Zwecks gelöscht. Eine Rückgabe erfolgt auf Wunsch.

Datenschutz gemäß DSGVO ist für die VWB von großer Bedeutung. Die Informationspflichten gemäß Art. 12 ff. DSGVO sind unter vonwestfalen.de/datenschutz einsehbar. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist unter vonwestfalen.de/avv abrufbar.

Die VWB nutzt Künstliche Intelligenz in der internen Analyse und Beratung. KI-generierte Inhalte werden stets von der Geschäftsführung geprüft und finalisiert. Daten, die Rückschlüsse auf die Identität des Kunden zulassen, werden nicht verarbeitet, außer ausdrücklich vereinbart. Der Einsatz von KI erfolgt unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben des EU AI Act und der DSGVO.

Für alle Ansprüche aus dem Vertrag gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss internationalen Einheitsrechts, insbesondere des UN-Kaufrechts.

Erfüllungsort ist Berlin. Änderungen bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Gerichtsstand ist Berlin.

Die VWB behält sich eine Änderung dieser AGB für die Zukunft vor.