Wir begleiten Dein Unternehmen beim nachhaltigen und digitalen Umbau! Von Westfalen - deine Nachhaltigkeitsberatung aus Berlin
🔎 Als Unternehmer*in möchtest du am besten täglich wissen, wo dein Unternehmen aktuell steht und wie es um deine Liquidität bestellt ist. Das kann nur gelingen, wenn die Abläufe deiner Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ablaufen.
❌ Leider sorgen ineffektive Abläufe häufig dafür, dass Kosten zu spät erfasst werden, Rechnungsfreigaben zu lange dauern und die Buchführung somit um Wochen “veraltet” ist. Das kann keine aktuellen Erkenntnisse mehr liefern.
❌ Die Folge: Du versuchst, den Unternehmenserfolg anhand des Bankkontos zu bestimmen.
✅ Ein Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – kann ein wertvoller Mitarbeiter in deinem Unternehmen werden.
✅ Mit einem DMS wird dein Unternehmen nicht nur unabhängig vom Papier, sondern auch besser steuerbar, da die Buchführung tagesaktuell wird. Die Belege werden automatisch revisionssicher gespeichert und können nicht mehr verloren gehen. Außerdem kannst du mithilfe eines DMS Kosten sparen und lästige Aufgaben schneller erledigen.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Die Einhaltung dieser Regeln wird regelmäßig vom Finanzamt gefordert.
✅ Um den hohen Anforderungen der GoBD gerecht zu werden, führt fast kein Weg mehr an einem DMS-System bzw. einer DMS-Software vorbei.
✅ In den geltenden GoBDs wird die Pflicht zur Sicherung von digitalen Belegen und E-Mails vor Verlust, Löschen oder Veränderung vielfach genannt und gefordert. Zudem muss die Belegsicherung in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.
➡️ Die beliebtesten Anwendungen auf dem Markt bieten eine intuitive Bedienung ohne hohen Schulungsaufwand.
➡️ Ein DMS kann helfen, Betriebsabläufe mithilfe künstlicher Intelligenz zu vereinfachen und zu verbessern. Das verhindert Mahnungen und Skontoverluste durch vergessene Zahlungen.
➡️ Ebenso hilft ein DMS, die digitale Buchhaltung vorzubereiten und ganz einfach an die Steuerkanzlei zu übermitteln – ohne die lästige Vorsortierung und Versand eines Pendelordners.
✅ Viele DMS-Systeme arbeiten problemlos über Schnittstellen mit anderen Lösungen wie Datev, Getmyinvoices (Sammeldienst für Rechnungen aus diversen Portalen wie Telefon oder Strom etc.) zusammen, so dass sich das DMS perfekt in der Systemlandschaft einreiht.
🤷 Viele denken bei dem Leistungsumfang erstmal, dass ein DMS „zu teuer für uns als Kleinunternehmen“ ist. Dabei gibt es auch für kleinere Unternehmen mittlerweile sehr erschwingliche DMS-Systeme am Markt, die helfen, die tägliche Arbeit viel effektiver zu organisieren und Mitarbeitende zu entlasten.
💰 Ein DMS ist bereits ab rund 11-25 EUR monatlich erhältlich. Datev bietet zum Beispiel ein kleines, aber gut nutzbares revisionssicheres DMS mit einfachen Möglichkeiten. Bei größeren Belegmengen oder speziellen Anforderungen wird ein DMS entsprechend kostenaufwendiger.
🕘 Der Nutzen wird jedoch nach kurzer Zeit bereits sichtbar – spürbare Entlastung und Zeitersparnis, Freigabemöglichkeiten sowie Sicherheit wiegen die Kosten für das DMS in der Regel auf.
➡️ Wenn du als Unternehmer*in wissen möchtest, welches DMS für dich geeignet ist, vereinbare hier einen kostenlosen Beratungstermin.
➡️ Wenn du als Steuerberatende*r merkst, dass sich deine Mandanten mit der Digitalisierung schwer tun und kein DMS haben, frag uns einfach hier und weise deine Mandanten vorausschauend auf die Möglichkeiten eines DMS hin. Durch unser großes Netzwerk kennen wir verschiedene DMS Systeme und können hier sicher den richtigen Partner vermitteln.
Die E-Rechnung kommt verpflichtend ab 2025 mit dem neuen Wachstumschancengesetz. Was bedeutet das konkret für Unternehmen und Steuerkanzleien? Wir zeigen, wie du schnell deine E-Rechnungs-Lösung findest!
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