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Goodbye Papier/PDF-Rechnung – die E-Rechnung kommt 2025 mit dem Wachstumschancengesetz

Sandra Weith-Höinghaus
Sandra Weith-Höinghaus
E-Rechnung Blogartikel Teaserbild

Keine Überraschung – zum Ende des Jahres 2024 heißt es spätestens: Goodbye papierbasierte WORD- oder EXCEL- und PDF-Rechnung.

 

Ab dem 01.01.2025 muss im B2B-Bereich verpflichtend eine elektronische Rechnung (obligatorische E-Rechnung oder eRechnung genannt) empfangen und versandt werden. Für Unternehmen besteht die Verpflichtung, die elektronischen Rechnungen revisionssicher zu speichern. Ein Ausdruck ist nicht zulässig (und formal nicht mehr möglich).

 

Die gute Nachricht: alles nur eine Frage der richtigen Software für digitale Buchführung und Prozesse. Die Regelung gilt nicht für die Rechnungsstellung gegenüber privaten Abnehmern.

 

Der Bundestag hat das Wachstumschancengesetz im November 2023 beschlossen. Das Gesetz soll nun bis zum Jahresende den Bundesrat passieren und danach in Kraft treten. 

 

Achtung: Auch das Ende der PDF-Rechnung ist nun eingeläutet, denn eine PDF-Rechnung sowie PDF/A-Rechnung zählen bald nicht mehr als elektronische Rechnung. Bisher wird der Großteil der Rechnungen durch Unternehmen im PDF-Format versendet.

 

Wir zeigen dir in diesem Blogartikel, was das konkret für dich bedeutet und wie die Umstellung auf E-Invoicing sogar mit bis zu 80% durch BAFA-Fördermittel bezuschusst werden kann.

 

Was ist eine elektronische Rechnung?

 

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

 

Eine elektronische Rechnung besteht i. d. R. aus einem Belegbild und einem strukturierten elektronischen Datensatz mit allen Rechnungsangaben. Bekannte Formate sind hier die XRechnung, XML-Rechnung sowie die Rechnung im „ZUGFeRD“ Format. Vorzugsweise sollen die Rechnungen ab 2025 über eine E-Rechnungsplattform übermittelt werden.

 

Wenn das Fakturierungsprogramm (Rechnungsschreibung) und das Buchhaltungsprogramm gut miteinander kommunizieren können – über eine entsprechende Schnittstelle – werden die Daten aus der Rechnungsschreibung auch direkt in diesem Format in das Buchhaltungsprogramm übernommen – und können von dort aus für weitere Zwecke, nämlich Verbuchung, Zahlung und Forderungsmanagement genutzt werden.

Was ist das Wachstumschanchengesetz?

 

Das Wachstumschancengesetz gibt vor, dass ab dem 01.01.2025 im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und versendet werden können.

 

Bisher verblieb es oft bei der PDF- oder gar der alten Papier-Rechnung. Das ändert sich nun. Ja, es gibt auch Regelungen für verlängerte Fristen zur Verwendung elektronischer Rechnungen für bestimmte kleine Unternehmen, die jedoch kein Grund sind, das Thema aufzuschieben. Dazu weiter unten mehr.

Kleiner Exkurs
Regelungen im Bereich der elektronischen Rechnungslegung gegenüber Bund, Ländern und Kommunen (sog. B2G – Business to Government) gab es schon seit 2018, konnten bisher nur nicht umgesetzt werden. Einige wenige Bundesländer nehmen noch Rechnungen in Papierform entgegen. 

Bis Ende diesen Jahres sollen bereits fast alle Bundesländer flächendeckend den Empfang von elektronischen Rechnungen durchführen können. Dieses bedeutet z.B. für Dienstleister oder Lieferanten, die für Bund, Länder und Kommunen arbeiten oder liefern, eine erhöhte Aufmerksamkeit und Vorbereitung.
Achtung
Bei Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern kommt noch die sog. „Leitweg ID“ als obligatorisches Kriterium im Datensatz der Rechnung hinzu. Ohne diese ID kann die Rechnung nicht dem zutreffenden Rechnungsempfänger zugewiesen werden.

Wie führe ich die E-Rechnung in meinem Unternehmen ein?

 

Unternehmer*innen müssen sich rechtzeitig nach passenden Lösungen umsehen und diese Umstellung strukturiert vorbereiten. Das Know-How ist nicht in den Unternehmen selber verfügbar und die Umstellung erfordert Zeit und personelle Ressourcen.

 

Steuerkanzleien sind ebenso selber betroffen – fernen informieren sie idealerweise ihre Mandant*innen rechtzeitig und weisen auf die Folgen der Umstellung von Prozessen im Unternehmen und der Buchführung hin.

 

Wie setzen andere Länder die E-Rechnung um?

 

Klar ist jetzt schon: die Papierrechnung und das PDF haben ausgedient! Hier entscheidet sich die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

 

Das Gesetz wird noch in diesem Jahr den Bundesrat passieren und zum Jahresbeginn 2024 verkündet werden. Wir begrüßen dieses Vorhaben, denn die notwendigen Fördermittel von 50-80% stehen hierfür bereit und können durch akkreditierte BAFA-Beratungsunternehmen wie die Von Westfalen GmbH für Unternehmen abgerufen werden.

 

Insgesamt macht Deutschland damit einen weiteren wichtigen Schritt in die Digitalisierung – im Übrigen enthalten diese Vorhaben Inhalte, die in fast allen anderen EU-Ländern schon längst angewendet werden. In vielen anderen Ländern, wie Italien z. B., werden schon seit Jahren keine Papierrechnungen mehr auf den Weg gebracht.

 

Dort gibt es Plattformen, auf denen Rechnungen hochgeladen und so auch Rechnungsempfängern zugestellt werden können. Deutschland steht leider EU-weit in der Digitalisierung abgeschlagen und weit hinten.

 

Welche Fakturierungssoftware soll ich für die E-Rechnung nutzen?

 

Wir empfehlen, nicht das nächstbeste Fakturierungsprogramm zu buchen, das in der Google-Suche auftaucht, sondern branchengerecht und anwendungsgerecht auszuwählen und sich dabei – am besten mit BAFA-Fördermitteln – helfen zu lassen.

 

Da die Umstellungen auch gravierende Änderungen in Prozessabläufen enthalten und Auswirkungen auf bestehende Prozesse und die Verfahrensdokumentation haben, sollte die Umstellung passgenau erfolgen.

Welche Vorteile habe ich?
Im besten Fall lassen sich deine Ausgangsrechnungen per Schnittstelle nach der Erstellung direkt in das Buchhaltungsprogramm der Kanzlei übertragen. Dabei werden die strukturierten Daten und auch das Belegbild übertragen, so dass alle Daten vollständig revisionssicher z. B. in Datev Unternehmen online für die gesamte Dauer der gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfrist gespeichert werden können.

Wird das für mich alles aufwändiger als bisher?

 

Größere Unternehmen sind in der Regel schon längst dabei und haben die digitale Buchführung und Rechnungsstellung schon auf dem Schirm und in der Arbeit.

 

Aber auch für Kleinunternehmen und Handwerksunternehmen besteht kein Grund zur Sorge – es gibt eine Vielzahl guter und günstiger Programme am Markt, die auf die Bedürfnisse abgestimmt sind, sich leicht bedienen lassen und andere Baustellen, wie Forderungs- oder Zahlungsmanagement, Zeiterfassung und Auftragsverwaltung gleich mit berücksichtigen.

 

Für Kleinunternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 € gibt es einen Aufschub der gesetzlichen Regelungen bis Ende 2027. Diese gilt jedoch nur für die Versendung von elektronischen Rechnungen, nicht für den Empfang von elektronischen Rechnungen.

 

Der digitale Empfang muss ab dem 01.01.2025 vollumfänglich gewährleistet sein.  Ein guter Grund, sich im Jahr 2024 voll auf die Einführung der digitalen Buchführung zu konzentrieren und alle Vorteile hiervon kennenzulernen. 

 

Für alle Unternehmen gilt: die Transparenz nimmt zu, Prozesse werden deutlich effizienter und Rechnungen können schneller bearbeitet werden, Zahlungen werden schneller vereinnahmt. Insgesamt kommt dieses auch dem schon eingetretenen Fachkräftemangel entgegen und entschärft einige Probleme deutlich, denn papierbasierte und zeitaufwändige Prozesse können nun ersetzt werden durch Lösungen, die durch KI automatisierte Abläufe ermöglichen und unterstützen.

 

Buche dir einen Termin bei uns, wenn du den Turbo E-Invoicing und digitale Buchführung rechtzeitig zünden, dein Unternehmen weiterentwickeln und deine Systeme auf den Prüfstand stellen möchtest. Gerne beraten wir dich auch, wenn deine Steuerkanzlei ihren Mandant*innen den passenden Service inkl. der Verfahrensdokumentation bieten möchte.

Planst du weitere Schritte zur Digitalisierung?
Lasse dich von uns bei einer kostenlosen Erstberatung informieren!

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