Wir begleiten Dein Unternehmen beim nachhaltigen und digitalen Umbau! Von Westfalen - deine Nachhaltigkeitsberatung aus Berlin
Am 22.03.2024 hatte der Bundesrat nun endgültig dem neuen Wachstumschancengesetz und dessen Kompromissvorschlägen zugestimmt – zum Ende des Jahres 2024 heißt es spätestens: Goodbye papierbasierte WORD- / EXCEL- und PDF-Rechnung.
Ab dem 01.01.2025 muss im B2B-Bereich verpflichtend eine elektronische Rechnung (obligatorische E-Rechnung oder eRechnung genannt) empfangen und versandt werden. Es gibt jedoch einige Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027. Für Unternehmen besteht die Verpflichtung, die elektronischen Rechnungen revisionssicher zu speichern.
Kann ich nicht einfach bis 2027 abwarten und dann erst tätig werden? Definitiv nein! Kluge Unternehmen warten nicht bis zum Ablauf der Frist. Warum? Das liest du weiter unten.
Die gute Nachricht: Es ist alles nur eine Frage der richtigen Software für digitale Rechnungsschreibung (Fakturierung), Buchführung und Prozesse.
Bisher wird der Großteil der Rechnungen durch Unternehmen im PDF-Format versendet. Aber hier gilt Achtung: Auch das Ende der PDF-Rechnung ist nun eingeläutet, denn eine PDF-Rechnung sowie PDF/A-Rechnung zählen ab dem 01.01.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Wir zeigen dir in diesem Blogartikel, was das konkret für dich bedeutet und wie die Umstellung auf E-Invoicing sogar mit bis zu 80% durch BAFA-Fördermittel bezuschusst werden kann.
1) Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend.
2) Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Auch sind Rechnungen an Verbraucher grundsätzlich nicht betroffen.
3) Nach dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können zunächst noch Papierrechnungen sowie E-Rechnungen in Formaten, die nicht den neuen Vorgaben an elektronische Rechnungen entsprechen, ausgetauscht werden, wie z.B. PDF-Rechnungen. Achtung: bei PDF gilt dieses jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers der Rechnung!
4) Die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen ist nicht erforderlich.
5) Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für rechnungsstellende Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr machen. Auch hier muss die Zustimmung des Empfängers beachtet werden und kann zum Fallstrick werden.
6) Ab dem 1. Januar 2025 wird nur noch unterschieden zwischen eRechnungen und sonstigen Rechnungen. Hierbei sind PDF- oder Papierrechnungen nur noch „sonstige Rechnungen“.
7) Wichtig: eine per Mail versandte PDF-Rechnung ist ab 1. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung zu bezeichnen.
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine elektronische Rechnung besteht nach der o.g. EN16931 i. d. R. aus einem Belegbild und einem strukturierten elektronischen Datensatz mit allen Rechnungsangaben. Bekannte Formate sind hier die XRechnung, XML-Rechnung sowie die Rechnung im „ZUGFeRD“ Format. Vorzugsweise sollen die Rechnungen auch bald über eine E-Rechnungsplattform übermittelt werden.
Wenn das Fakturierungsprogramm (Rechnungsschreibung) und das Buchhaltungsprogramm gut miteinander kommunizieren können, werden die Daten aus der Rechnungsschreibung auch direkt in diesem Format in das Buchhaltungsprogramm übernommen – und können von dort aus für weitere Zwecke, nämlich Verbuchung, Zahlung und Forderungsmanagement genutzt werden.
Das Wachstumschancengesetz gibt vor, wie und in welcher Form ab dem 01.01.2025 im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und versendet werden sollen.
Bisher verblieb es oft bei der PDF- oder gar der alten Papier-Rechnung. Das ändert sich nun. Ja, es gibt auch die oben genannten Übergangsregelungen für verlängerte Fristen zur Verwendung elektronischer Rechnungen für bestimmte kleine Unternehmen, die jedoch kein Grund sind, das Thema aufzuschieben. Dazu weiter unten mehr.
Unternehmer*innen müssen sich rechtzeitig nach passenden Lösungen umsehen und diese Umstellung strukturiert vorbereiten. Das Wissen dazu ist meist nicht in den Unternehmen vorhanden und die Umstellung erfordert eine strukturierte Zeit- und Projektplanung und die Bereitstellung personeller Ressourcen.
Steuerkanzleien sind ebenso selber betroffen – fernen informieren sie idealerweise ihre Mandant*innen rechtzeitig und weisen auf die Folgen der Umstellung von Prozessen im Unternehmen und der Buchführung hin.
Achtung: Auch Vermieter*innen werden betroffen sein, wenn sie steuerpflichtige Mietumsätze gegenüber anderen Unternehmern durchführen. Ebenso werden z. B. Arztpraxen betroffen sein, da sie in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen ab 2025 zu empfangen.
Klar ist jetzt schon: die Papierrechnung und das PDF haben ausgedient! Hier entscheidet sich die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.
Wir begrüßen das neue Gesetz, denn es enthält zeitlich strukturierte Aussagen zur Einführung und den Fristen. Ebenso stehen die notwendigen Fördermittel des Bundes von 50-80% hierfür bereit und können durch akkreditierte BAFA-Beratungsunternehmen wie die Von Westfalen GmbH für Unternehmen abgerufen werden.
Insgesamt macht Deutschland damit einen weiteren wichtigen Schritt in die Digitalisierung – im Übrigen enthalten diese Vorhaben Inhalte, die in fast allen anderen EU-Ländern schon längst angewendet werden. In vielen anderen Ländern, wie Italien z. B., werden schon seit Jahren keine Papierrechnungen mehr auf den Weg gebracht.
Dort gibt es Plattformen, auf denen Rechnungen hochgeladen und so auch Rechnungsempfängern zugestellt werden können. Der Staat und die Unternehmen in Deutschland haben hier noch viel Entwicklungspotential, was die Digitalisierung angeht. Hier sind oft noch Vorbehalte oder das Festhalten an gewohnten Abläufen festzustellen. Mit geschickter Planung können diese jedoch leicht und zuverlässig überwunden werden.
Wir empfehlen, nicht das nächstbeste Fakturierungsprogramm zu buchen, das in der Google-Suche auftaucht, sondern branchengerecht und anwendungsgerecht auszuwählen und sich dabei – am besten mit BAFA-Fördermitteln – helfen zu lassen.
Softwareanbieter, die jetzt schon die E-Rechnung im Bereich der Rechnungsstellung enthalten wie Lexoffice, Lexware, Sevdesk, Buchhaltungsbutler bereiten sich jetzt auf den Empfang von elektronischen Rechnungen ab 2025 vor.
Den Empfang und die Versendung gewährleistet jetzt bereits Datev mit seinen Produkten Datev Unternehmen online und Datev Auftragswesen Next.
Da die Umstellungen auch gravierende Änderungen in Prozessabläufen enthalten und Auswirkungen auf bestehende Prozesse und die Verfahrensdokumentation haben, sollte die Umstellung passgenau erfolgen.
Größere Unternehmen sind in der Regel schon längst dabei und haben die digitale Buchführung und Rechnungsstellung schon auf dem Schirm und in der Arbeit oder sogar bereits vollzogen.
Aber auch für Kleinunternehmen und Handwerksunternehmen besteht kein Grund zur Sorge – es gibt eine Vielzahl guter und günstiger Programme am Markt, die auf die Bedürfnisse dieser Unternehmen abgestimmt sind, sich leicht bedienen lassen und andere Aufgaben, wie Forderungs- oder Zahlungsmanagement, Zeiterfassung und Auftragsverwaltung gleich mit berücksichtigen.
Für Kleinunternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 € gibt es einen Aufschub der gesetzlichen Regelungen bis Ende 2027. Diese gilt jedoch nur für die Versendung von elektronischen Rechnungen, nicht für den Empfang von elektronischen Rechnungen.
Der digitale Empfang von elektronischen Rechnungen muss ab dem 01.01.2025 vollumfänglich gewährleistet sein. Ein guter Grund, sich im Jahr 2024 voll auf die Einführung der digitalen Buchführung zu konzentrieren und alle Vorteile hiervon kennenzulernen.
Für alle Unternehmen gilt: Die Transparenz nimmt zu, Prozesse werden deutlich effizienter und Rechnungen können schneller bearbeitet werden, Zahlungen werden schneller vereinnahmt.
Insgesamt kommt dieses auch dem schon eingetretenen Fachkräftemangel entgegen und entschärft einige Probleme deutlich, denn papierbasierte und zeitaufwändige Prozesse können nun ersetzt werden durch Lösungen, die durch KI automatisierte Abläufe ermöglichen und unterstützen.
Buche dir einen Termin bei uns, wenn du den Turbo E-Invoicing und digitale Buchführung rechtzeitig zünden, dein Unternehmen weiterentwickeln und deine Systeme auf den Prüfstand stellen möchtest.
Gerne beraten wir dich auch, wenn deine Steuerkanzlei ihren Mandant*innen den passenden Service inkl. der Verfahrensdokumentation bieten möchte.
Die E-Rechnung kommt verpflichtend ab 2025 mit dem neuen Wachstumschancengesetz. Was bedeutet das konkret für Unternehmen und Steuerkanzleien? Wir zeigen, wie du schnell deine E-Rechnungs-Lösung findest!
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Nicht nur Großkonzerne sind von Nachhaltigkeitsgesetzen betroffen. Was müssen auch kleine Unternehmen nun beachten? Wir fassen die wesentlichen Gesetze zu Nachhaltigkeit 2024 zusammen!
