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E-Rechnung: Alles Wichtige zur Umstellung ab 2025 für Unternehmen

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Sandra Weith-Höinghaus
e rechnung

Am 15.10.2024 veröffentlichte das Bundesministerium für Finanzen ein Schreiben zur E-Rechnung. Seit Ende des Jahres 2024 heißt es: Goodbye papierbasierte WORD- / EXCEL- und PDF-Rechnung!

Am 1. Januar 2025 trat in Deutschland eine neue Ära im Rechnungswesen ein: Die E-Rechnung wird Pflicht für alle B2B-Transaktionen. Unternehmen müssen nun handeln, um die neuen Anforderungen umzusetzen. In diesem Artikel erfährst du, wie du die E-Rechnung in deinem Unternehmen einführst und welche Schritte du direkt einleiten solltest.

  

Wir zeigen dir in diesem Blogartikel, was das konkret für dich bedeutet und wie die Umstellung auf E-Invoicing sogar mit bis zu 80% durch BAFA-Fördermittel bezuschusst werden kann. 

Was ist eine E-Rechnung?

 
Mit einer E-Rechnung stellst du deine Rechnungen nicht mehr in Papierform oder als reines PDF aus, sondern in einem strukturierten elektronischen Format.
 
Diese maschinenlesbare Form erleichtert die digitale Weiterverarbeitung, wodurch Prozesse schneller und effizienter werden. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Vorgaben der EU-Norm EN 16931.

Vorteile der Einführung der E-Rechnung


Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt klare Vorteile mit sich, die du unbedingt nutzen solltest:
 
1. Effizienzsteigerung: Die maschinelle Verarbeitung von E-Rechnungen spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich. Manuelle Eingaben und Medienbrüche gehören der Vergangenheit an (S. 2-3).
 
2. Kostensenkung: Du senkst deine Verwaltungskosten, da die Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen digital erfolgt. Das spart sowohl Papier als auch Lagerfläche.
 
3. Zukunftssicherheit: Unternehmen, die früh auf die E-Rechnung umstellen, profitieren langfristig von einer stärkeren Wettbewerbsfähigkeit. Du zeigst, dass dein Unternehmen bereit ist, die Digitalisierung aktiv mitzugestalten (S. 17-18).
 
 

Wichtige Änderungen seit 2025


Seit dem 1. Januar 2025 musst du bei B2B-Transaktionen in Deutschland elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen. Diese Neuerung betrifft alle inländischen Unternehmen, bis auf wenige Ausnahmen.

Was ändert sich konkret?


– Verpflichtung zur E-Rechnung: Du musst deine Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format versenden. PDF-Rechnungen oder Rechnungen in Papierform sind nicht mehr zulässig (S. 5).
 
– Keine Zustimmung des Empfänger:in mehr nötig: Du benötigst keine Zustimmung deiner Geschäftspartner:innen mehr, um eine E-Rechnung zu senden. Alle müssen darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen zu empfangen (S. 6).
 
– Übergangsfristen für kleine Unternehmen: Siehe unten.

Was bleibt bei der E-Rechnung gleich, ist aber wichtig?


Die Anforderungen an die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit von Rechnungen bleiben unverändert. Du kannst weiterhin verschiedene Übermittlungswege wählen, solange das Format maschinell verarbeitet werden kann (S. 5-6).

Übergangsfristen zur Umstellung auf E-Rechnung für kleine Unternehmen


Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr unter 800.000 Euro lag, haben bis Ende 2027 Zeit, ihre Rechnungsprozesse vollständig anzupassen. Bis dahin dürfen sie noch andere Formate wie PDFs verwenden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers. Für den Empfang von E-Rechnungen gilt allerdings keine Übergangsfrist – seit dem 1. Januar 2025 musst alles bereits eingerichtet haben (S. 17-18).
Konsequenzen bei Nichterfüllung
Wenn du die Umstellung nicht fristgerecht umsetzt, riskierst du, dass deine Rechnungen steuerlich nicht anerkannt werden. Das kann zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen und den Zahlungsprozess verzögern, was sich negativ auf dein Unternehmen auswirkt (S. 15-16).

Wie führe ich die E-Rechnung in meinem Unternehmen ein?

 
Um die Umstellung erfolgreich zu bewältigen, solltest du diese Schritte einplanen:

1. Überprüfung der aktuellen Rechnungsprozesse: Analysiere dein bestehendes Rechnungswesen und stelle sicher, dass du bereit bist, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen.
 
2. Implementierung eines E-Rechnungs-Tools: Wähle ein Rechnungsprogramm, das die Anforderungen erfüllt, wie z. B. XRechnung oder ZUGFeRD. Überprüfe, ob deine Buchhaltungssoftware kompatibel ist.
 
3. Schulung von Mitarbeitenden: Dein Team muss den Umgang mit der E-Rechnung sicher beherrschen. Plane entsprechende Schulungen ein, damit alle Prozesse reibungslos ablaufen.
 
4. Beratung durch Fachleute: Lass dich von deiner Steuerberatung oder einer Unternehmensberatung zum Thema E-Rechnungen beraten, um sicherzustellen, dass du zeitnah alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst.

Unternehmende sollten frühzeitig geeignete Lösungen finden und die Umstellung strukturiert vorbereiten. Steuerberatende müssen nicht nur ihre Mandant:innen informieren, sondern selbst die E-Rechnung in den eigenen Kanzleien einführen. Auch andere Branchen wie Vermietung oder Arztpraxen sind betroffen, wenn sie steuerpflichtige Umsätze gegenüber Unternehmen erzielen (S. 5-6).

Bund und Länder bieten Fördermittel von 50-80% für die Einführung der E-Rechnung an, die z. B. durch die Von Westfalen GmbH als akkreditierte BAFA-Beratung abgerufen werden können.
 
Gerne beraten wir dich auch, wenn deine Steuerkanzlei ihren Mandant*innen den passenden Service inkl. der Verfahrensdokumentation bieten möchte.

Fazit: Es ist Zeit für die E-Rechnung


Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um dein Unternehmen auf die E-Rechnung umzustellen. Zögere nicht, denn die neue Regelung gilt bereits. Nutze die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und positioniere dich zukunftssicher. Wir bieten dir dazu ein unverbindliches Erstgespräch an – mit einem klick auf den grünen Button kannst du gleich einen Termin ausmachen.
Unverbindlichen Termin ausmachen
 
Quelle: Bundesministerium der Finanzen (BMF), 2024. Einführung der E-Rechnung, S. 4-6, 17-18, 40. BMF-Schreiben vom 15.10.2024
 
Planst du weitere Schritte zur Digitalisierung?
Lasse dich von uns bei einer kostenlosen Erstberatung informieren!
Von Westfalen Sandra Weith-Höinghaus
Sandra Weith-Höinghaus Verfahrensdokumentation, GoBD und digitale Lösungen für dein Unternehmen & deine Kanzlei

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