Wir begleiten Dein Unternehmen beim nachhaltigen und digitalen Umbau! Von Westfalen - deine Nachhaltigkeitsberatung aus Berlin
Wir werden oft gefragt, ob eine Verfahrensdokumentation Pflicht ist – und ob man bei einer Betriebsprüfung immer eine Verfahrensdokumentation vorlegen muss. 
Bevor wir diese Fragen beantworten, möchten wir mit diesem Kunden-Testimonial einer Kanzlei zeigen, wie eine Verfahrensdokumentation einen Mandanten vor immensen Hinzuschätzungen gerettet hat. 💬
„Letztes Jahr haben wir bei einem Mandanten Datev Unternehmen online und Kasse online eingeführt. Gleichzeitig haben wir gemeinsam mit der Von Westfalen Beratung eine Verfahrensdokumentation für diesen Mandanten erstellt. Alle Abläufe im Unternehmen wurden dabei genau dokumentiert und auch visuell gut beschrieben.
Der Mandant bekam sogar 80% der Kosten durch BAFA-Fördermittel erstattet. Die Von Westfalen Beratung hat sich um alles gekümmert, inklusive Abwicklung der Anträge und Schlussberichte.
Vor einigen Monaten kam eine Anordnung einer Betriebsprüfung für die Jahre 2018-2020. Unübliche Schwankungen der Umsätze durch Corona waren vermutlich der Anlass der Betriebsprüfung. Wir hatten gar kein schlechtes Gefühl, weil ja alles korrekt gebucht war. Das Problem lauerte auf einer ganz anderen Ebene:
Unser Mandant hatte in den Jahren 2017-2021 jeweils für einige Monate diverse Vorsysteme wie Fastbill, Sevdesk u. a. „ausgetestet“ und anschließend wieder gekündigt, ohne die erzeugten Daten zu speichern.
Leider wusste der Mandant nicht, dass er diese Daten über 10 Jahre aufbewahren muss. Fast alle Daten waren also weg. Wir hatten die Buchungen damals nur über Summen aus gedruckten Auswertungen in die Buchführung übernommen und es lagen somit keine Einzeldaten vor.
Die Betriebsprüferin hakte nach und wollte genau diese „alten“ Daten einlesen und prüfen. Weil das nicht möglich war, wollte die Prüferin zunächst die Buchführung verwerfen – 10% Hinzuschätzung zum Umsatz pro Prüfungsjahr standen im Raum.
Die Lücken in den Altjahren ließen sich zwar nicht entkräften, wir konnten ihr aber anhand der aktuellen Verfahrensdokumentation erläutern, wie die Prozesse aktuell ablaufen. Die Dokumentation greift natürlich erst für den Zeitpunkt ab der Erstellung und kann keine Vorjahre ohne Dokumentation „heilen“.
Die Betriebsprüferin erkannte jedoch die aktuellen Bemühungen, die der Mandant unternahm, um alles korrekt zu deklarieren. Sie beließ es daraufhin bei einer mündlichen Belehrung über die Aufbewahrungspflichten und beendete die Prüfung. Das hätte auch anders enden können. Unser Motto nun: Kein Mandat mehr ohne!“
Die zitierte Kanzlei möchte nicht genannt werden, da die Situation – auch vor dem Mandanten – wirklich unangenehm und brenzlig war.
Niemand in der Kanzlei hatte je gefragt, mit welchem System das Unternehmen Rechnungen schreibt oder wie es die Daten aus Vorsystemen speichert. Schnittstellen wurden nicht genutzt, die Kenntnisse dazu fehlten in der Kanzlei einfach.
Außerdem wurden Mandant*innen bis dahin nicht über Aufbewahrungspflichten oder Pflichten der Dokumentation informiert. Fehlt jedoch eine Dokumentation, können bereits vergangene Abläufe können nicht mehr rekonstruiert oder bewiesen werden – die Betriebsprüfung des Mandanten hätte daher auch anders enden können. 
Nach den aktuellen Regelungen des Bundesfinanzministeriums müssen Unternehmen ihre kaufmännischen Abläufe in angemessener Zeit einem/einer Betriebsprüfer*in erklären können – hier geht es unter anderem darum, wie (Ein- und Ausgangs-) Rechnungen erzeugt, übermittelt und ob diese dauerhaft gespeichert werden.
Unter normalen Umständen ist das nicht „einfach schnell“ möglich, da kaufmännische Prozesse heute sehr komplex sind (z. B. viele und wechselnde Software-Lösungen, sog. Vor- Haupt- und Nebensysteme).
Außerdem stellen die GoBD (BMF Schreiben vom 28.11.2019) bestimmte Anforderungen, die kein Unternehmen „zufällig“ korrekt befolgt.
Ein Beispiel: Druckst du PDF-Rechnungen aus und speicherst die Dateien selber nicht revisionssicher dauerhaft ab? Das verstößt bereits gegen die Aufbewahrungspflichten.
Lediglich bei Kleinstunternehmen bis 17.500 Euro Umsatz im Jahr sind die GoBD nach Verwaltungsanweisung mit Blick/Rücksicht auf die Unternehmensgröße anzuwenden, also nicht unbedingt so restriktiv wie bei allen anderen.
💶 Wir haben bereits mit einigen Kanzleien Honorarkonzepte für die Verfahrensdokumentation entwickelt. Wenn eine BAFA-Förderung nicht möglich ist, kann z. B. über ein monatliches Honorarmodell gearbeitet werden.
✅ Dabei bezahlen Mandant*innen monatlich zusammen mit dem Kanzleipaketpreis z. B. 50 EUR on top für die Verfahrensdokumentation.
✅ Dieses wird im Steuerberatungsvertrag dokumentiert. Bei diesem Modell geht die Kanzlei zunächst in Vorleistung. Das Honorar amortisiert sich jedoch bei in der Regel langjährig bestehenden Mandaten.
✅ Besonders bei neuen Mandat*innen ist dieses Modell leicht zu implementieren. Im Rahmen des Onboardings übernimmt die Kanzlei ohnehin eine Bestandsaufnahme der Vorsysteme und Schnittstellen sowie Abläufe.
👍 Gut beratene Mandant*innen fühlen sich bei Kanzleien besonders gut aufgehoben, wodurch sich in Folge weitere wichtige Beratungsthemen ergeben: Liquiditätsplanung, Steuerplanung/Optimierung, Rechtsformgestaltung, Nachfolge, Vollmachten und Erbgestaltung.
▶️ Als Beratungspartner helfen wir gerne Kanzleien bei diesen Themen weiter und treten natürlich gerne auch als externer Partner gegenüber den Mandant*innen auf.
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