Wir begleiten Dein Unternehmen beim nachhaltigen und digitalen Umbau! Von Westfalen - deine Nachhaltigkeitsberatung aus Berlin
Im Gespräch mit Unternehmer*innen wird uns oft die Frage gestellt, ob eine Verfahrensdokumentation überhaupt Pflicht ist. Selbst wenn die Antwort “JA” lautet, fragt man sich trotzdem: “Wie wahrscheinlich wird diese Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung angefordert?”.
Gleichzeitig wissen viele Unternehmer*innen dass es BAFA Förderung für Verfahrensdokumentation gibt, die sie mithilfe von uns in Anspruch nehmen können. 
Während einer Betriebsprüfung muss das geprüfte Unternehmen zum einen in angemesser Zeit erklären können, wie die kaufmännischen Abläufe funktionieren – also zum Beispiel Rechnungseingang und -ausgang.
Andererseits müssen sich Unternehmen an die eher komplexen Vorgaben der GoBD halten. Ein Beispiel: Druckst du PDF-Rechnungen aus und heftest du sie dann ab? Das verstößt bereits gegen die Aufbewahrungspflichten. 📄
Lediglich bei Kleinstunternehmen bis 17.500 Euro Umsatz im Jahr sind die GoBD nach Verwaltungsanweisung mit Blick/Rücksicht auf die Unternehmensgröße anzuwenden, also nicht unbedingt so restriktiv wie bei allen anderen.
„Wahrscheinlich“ ist das Stichwort – es gibt keine Garantie, ob du eine Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung vorlegen musst oder nicht. 🤞
❌ Dafür gibt es eine Garantie deines Finanz-Desasters, wenn der/die Betriebsprüfer*in dir Umsätze über mehrere Jahre hinzuschätzt, weil du die eingeforderte Verfahrensdokumentation nicht vorlegen kannst. Dann folgt in der Regel ein teures Verfahren vor einem Finanzgericht. ⚖️
✅ Nach Angaben der Finanzämter werden Prüfer*innen zunehmend dazu angehalten, Verfahrensdokumentationen bei Betriebsprüfungen einzufordern.
Das liegt unter anderem auch an der steigenden Komplexität kaufmännischer Prozesse. Früher lagen alle Informationen in Ordnern vor – während heute eine neue Art des Überblicks notwendig wird.
Betriebsprüfer*innen lernen in ihren Schulungen, wie sie komplexe Datenstrukturen mithilfe von Power BI visualisieren können – Inventuren, Lagerbewegungen, Datenbanken, Kommunikationsstrukturen, Fakturierungsanalyse – die Möglichkeiten, Daten zu analysieren sind vielfältig und werden zunehmend besser.
Aber die Verfahrensdokumentation erstellst du nicht nur für das Finanzamt! 💪
Was sind die konkreten Vorteile für Unternehmen, eine Verfahrensdokumentation haben?
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