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BAFA Förderung für Verfahrensdokumentation? So geht´s!

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Sandra Weith-Höinghaus
BAFA Förderung für Verfahrensdokumentation

Im Gespräch mit Unternehmer*innen wird uns oft die Frage gestellt, ob eine Verfahrensdokumentation überhaupt Pflicht ist. Selbst wenn die Antwort „JA“ lautet, fragt man sich trotzdem: „Wie wahrscheinlich wird diese Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung angefordert?“.

 

Gleichzeitig wissen viele Unternehmer*innen dass es BAFA Förderung für Verfahrensdokumentation gibt, die sie mithilfe von uns in Anspruch nehmen können. 🧐

 

Ist die Verfahrensdokumentation Pflicht?

 

Während einer Betriebsprüfung muss das geprüfte Unternehmen zum einen in angemesser Zeit erklären können, wie die kaufmännischen Abläufe funktionieren – also zum Beispiel Rechnungseingang und -ausgang.

 

Andererseits müssen sich Unternehmen an die eher komplexen Vorgaben der GoBD halten. Ein Beispiel: Druckst du PDF-Rechnungen aus und heftest du sie dann ab? Das verstößt bereits gegen die Aufbewahrungspflichten. 📄

Praktisch gesehen ist damit die Verfahrensdokumentation Pflicht für alle - ohne Ausnahme.

Lediglich bei Kleinstunternehmen bis 17.500 Euro Umsatz im Jahr sind die GoBD nach Verwaltungsanweisung mit Blick/Rücksicht auf die Unternehmensgröße anzuwenden, also nicht unbedingt so restriktiv wie bei allen anderen.

Wie wahrscheinlich musst du eine Verfahrensdokumentation bei der Betriebsprüfung vorlegen?

 

„Wahrscheinlich“ ist das Stichwort – es gibt keine Garantie, ob du eine Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung vorlegen musst oder nicht. 🤞

 

❌ Dafür gibt es eine Garantie deines Finanz-Desasters, wenn der/die Betriebsprüfer*in dir Umsätze über mehrere Jahre hinzuschätzt, weil du die eingeforderte Verfahrensdokumentation nicht vorlegen kannst. Dann folgt in der Regel ein teures Verfahren vor einem Finanzgericht. ⚖️

 

✅ Nach Angaben der Finanzämter werden Prüfer*innen zunehmend dazu angehalten, Verfahrensdokumentationen bei Betriebsprüfungen einzufordern. 

 

Das liegt unter anderem auch an der steigenden Komplexität kaufmännischer Prozesse. Früher lagen alle Informationen in Ordnern vor – während heute eine neue Art des Überblicks notwendig wird. 

 

Betriebsprüfer*innen lernen in ihren Schulungen, wie sie komplexe Datenstrukturen mithilfe von Power BI visualisieren können – Inventuren, Lagerbewegungen, Datenbanken, Kommunikationsstrukturen, Fakturierungsanalyse – die Möglichkeiten, Daten zu analysieren sind vielfältig und werden zunehmend besser.

 

Aber die Verfahrensdokumentation erstellst du nicht nur für das Finanzamt! 💪

 

Alle profitieren von einer Verfahrensdokumentation

 

Was sind die konkreten Vorteile für Unternehmen, eine Verfahrensdokumentation haben?

  • Abläufe im Unternehmen verbessern - weniger Personaleinsatz, schnellere Freigabe- und Zahlungsprozesse
  • Vorsorge bei Krankheit und Kündigung
  • Haftung für Geschäftsführer*in und Inhaber*in durch internes Kontrollsystem (IKS) minimieren (auch bezogen auf Datensicherheit und DSGVO)
  • Digitalisierungs- und Automatisierungspotential herausarbeiten (z.B. digitale Belegbilder mit Buchungsvorschlägen automatisiert erzeugen)
Verfahrensdokumentation fördern lassen?
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation lässt sich in der Regel fördern – bis zu 80 %. Als BAFA-gelistetes Unternehmen übernehmen wir den Prozess der Förderung für euch. So hast du mehr Zeit für dein Business.

Wie funktioniert die BAFA Förderung für Verfahrensdokumentation?

  • Wir prüfen Verbesserungspotentiale beim Unternehmen begleiten die Beantragung der Fördermittel
  • Das Unternehmen erhält auf Wunsch Datev Unternehmen Online, Lexoffice, Dokumentenmanagement, Freigabeprozesse, Zeiterfassung oder andere Systeme inkl. Schulung
  • Gemeinsam erarbeiten wir effektive Abläufe (automatisiert & digitalisiert)
  • Wir erstellen die Dokumentation in Abstimmung mit Unternehmen & Kanzlei
  • Wir erstellen den BAFA-Schlussbericht, die Förderung wird direkt an das Unternehmen ausgezahlt.
Möchtest du auf der sicheren Seite bei der Betriebsprüfung sein?

Lasse dich von uns bei einer kostenlosen Erstberatung informieren!
Sandra Weith Hoeinghaus Von Westfalen DRT06565
Sandra Weith-Höinghaus Digitalisierung, Grundsteuer & GoBD

Tel: 030 40 72 74 71
Mail: info@vonwestfalen.de

Link zur Seite des BAFA

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