Zeitfresser in der Steuerkanzlei einfach erkennen und effektiv beseitigen

Erinnerst du dich noch? Vor über 10 Jahren wurde schrittweise das Online-Banking eingeführt – der Bankkunde sollte zuhause oder in der Bank am Automaten seine Überweisungsdaten selber einpflegen und die Überweisung ausführen. Zunächst wurde das Angebot nur zögerlich angenommen. Heute ist das für uns alle völlig normal, dass teilweise hohe Gebühren fällig sind, wenn der Bankmitarbeiter manuelle Tätigkeiten für den Kunden ausführt.

Auch in anderen Business-Cases arbeitet der Kunde mit: Bei MC Donalds ist der Kunde selber der Kellner, bei IKEA ist der Kunde selber der Kassierer und Lagerarbeiter. Im E-Commerce gibt der Kunde selber seine Daten für eine Bestellung und Rechnungsstellung ein. Auch völlig normal. Warum soll die Steuerkanzlei also zahlreiche Erfassungs-Tätigkeiten für den Mandanten ohne Entgelt ausführen?

Das kannst du tun, um die Zeitfresser in der Steuerkanzlei  loszuwerden

Es ist mit einfachen Mitteln möglich, deiner Kanzlei ein digitales Update zu verpassen.

Durch die Digitalisierung hat sich vieles in den Unternehmen verändert. Rechnungen kommen per PDF oder müssen per Download aus Portalen bei Telefonanbietern abgeholt werden. Bei vielen Mandaten ist Papier immer noch sehr präsent und macht manchmal sogar den Löwenanteil der Buchführung aus. Viele Mandanten möchten auch (noch) nicht komplett auf digitalen Rechnungsempfang umstellen. Wir stellen oft fest, dass es einen bunten Mix aus Papier und PDFs gibt, die verwaltet werden.

Solchen Mandanten kann die Kanzlei z. B. eine kleine Scannerbox  – bereits vorinstalliert – liefern. Hiermit kann der Mandant seine Papierbelege regelmäßig scannen und ganz einfach ohne Vorkenntnisse direkt digital in die Buchführungslösung (z.B. Datev Unternehmen online, Agenda, Lexware u. ä.) übersenden. Der kleine Einzugsscanner kann sogar die kleinen Thermoquittungen der Post oder Tankstelle einfach und sicher erfassen und verarbeiten. Die Investition für eine solche Box beträgt nur rund EUR 40,00 pro Monat.

Der Vorteil für die Mandanten

Die Kanzlei-Cloud speichert die Belege sicher, ohne das der/die Mandant*in sich darum kümmern muss. So ist z. B. für die nächste Betriebsprüfung der Bereich Belegsicherung und Nachweis schonmal kein Thema mehr. Und die kleine Kiste macht richtig Spaß, weil sie super einfach und bequem zu bedienen ist. Den großen Bruder gibt es übrigens auch für die Kanzlei.

Der Vorteil für die Kanzlei

Mehr echte Beratung und Zeitersparnis durch digitale Buchhaltung und somit weniger Stress zum 10. des Monats sind hier echte Pluspunkte, weil die Belege regelmäßig übermittelt werden und damit die Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand bleibt. Die Kanzlei entscheidet gemeinsam mit den Mandanten, wann ein guter Zeitpunkt zum Buchen ist.

Zusätzlich kann die Kanzlei durch tagesaktuelle Buchführung z. B. das Mahnwesen und die Erstellung der Zahlungsvorschläge anbieten. Nur so kann die Kanzlei mehr Honorar und Nutzen generieren als durch die reine Erstellung der Buchhaltung. Auch die Kosten der Scannerbox kann die Kanzlei transparent an den Mandanten weiterberechnen.

Software-Lösungen wie z. B. Personio (mit Datev-Schnittstelle) reduzieren die Lohnabrechnung (Stamm- und Bewegungsdaten) auf ein Minimum. Das Ergebnis: eine optimale und zeitgemäße Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten. Vermeide auch die Belegflut und ständige Nachreichungen von Einkommensteuer-Unterlagen der Mandanten – mit Onlinelösungen wie Klartax , DATEV meine Steuern und vielen anderen Möglichkeiten.

Nutze eine digitale „Willkommens-Mappe“, um Neumandanten anzulegen. Mandanten tragen ihre Stammdaten selber in ein ausfüllbares PDF ein. Diese Daten kann die Kanzlei später  einfach und fehlerfrei in ihr System übernehmen. 

Insgesamt wird sich die Kanzlei mehr mit der Optimierung der eigenen Prozesse, aber auch den Prozessen und Abläufen bei den Mandanten beschäftigen und so auf Verfahrensdokumentation und GoBD kommen. Lass dich jetzt hier beraten, wie du weitere Zeitfresser in der Steuerkanzlei vermeidest und deine Kanzlei mit aktuellen Themen zukunftsfähig bleibt.

Welche Ziele hat deine Kanzlei?

Hast du dich schon mit deinem Kanzleiteam über anstehende Digitalisierungsmaßnahmen beraten und habt ihr konkrete Pläne erarbeitet?