Warum Steuerberater Prozesse und Mindset verändern müssen? In diesem Gastbeitrag stellt euch Florian Gößmann-Schmitt (Gründer Prozesscheck.online) vor, welche Handlungsfelder eine zukunftsfähige Steuerkanzlei ausmachen. Was das Ganze auch noch mit Nachhaltigkeit zu tun hat, erfahrt ihr hier!

Wandel unserer Branche

Schon vor Corona war klar, dass unserer Branche ein starker Wandel bevorsteht. Seit einigen Jahren gibt es immer wieder Formate der verschiedenen Lösungsanbieter um ein entsprechendes Konzept für so eine #Zukunftskanzlei zu entwickeln. Ich hatte das Glück gleich bei mehreren Veranstaltern an solchen Workshops teilnehmen zu dürfen. 

Digitale Transformation als Steuerkanzlei

Dabei haben sich mehrere wichtige To-Do‘s für Kanzleien herauskristallisiert, die es zu lösen gilt, um sich für die Zukunft optimal zu positionieren. Auch wenn der Begriff inzwischen schon recht verbraucht ist, muss Du es als Steuerberater schaffen, alle Bereiche deiner Kanzlei in die digitale Welt zu transformieren. 

Das betrifft sowohl deine Mandanten als auch deine Mitarbeiter. Genauso müssen interne wie externe Prozesse in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten transformiert und automatisiert werden. 

Leider macht uns unsere Regierung und auch unsere Finanzverwaltung mit fehlenden Standards und einer veralteten Verwaltungstechnik das Leben nicht unbedingt leichter. Denn es fällt so immer schwerer, den Spagat zwischen digitalen First-Mover-Mandanten und der hinterher hinkenden Verwaltung zu schaffen.

Corona und all seine Auswirkungen haben unserer Branche einen lange überfälligen Schub Richtung Digitalisierung gegeben. Gleichzeitig hat das die Akzeptanz schon lange geforderter Selbstverständlichkeiten wie Homeoffice oder digitalen Meetings in der breiten Masse erhöht. 

Was sind also die Bereiche, die Du als Steuerberater angehen musst?

Digitalisierung der internen Prozesse

Ziel: Papierloses Büro. Erstes Ziel einer Kanzlei sollte es sein, die internen Prozesse zu digitalisieren, zu optimieren und zu automatisieren. Doch wo startet man? Starte mit der Auflösung Deiner Akten, befülle Dein DMS – denn nur wenn alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten auch von unterwegs haben, kannst Du Homeoffice und Remotearbeit vernünftig und sicher angehen. 

Was ist der Vorteil eines papierlosen Büros? Ein riesiger Vorteil ist, dass mögliche Verstöße gegen die DSGVO erheblich reduziert werden, es gibt keine offen herumliegenden Akten mehr. Es kann kein Ordner unterwegs verloren oder in der Bahn liegen gelassen werden. Es liegen zu Hause im Arbeitszimmer keine sensiblen Unterlagen herum oder müssen aufwendig beim Toilettengang verschlossen werden.

Aber was hat das mit Nachhaltigkeit zu tun? Ein Vollzeit-Mitarbeiter verbraucht mindestens 15.000 Blatt Papier im Jahr. Das entspricht einer 10m hohen Fichte mit 40cm Durchmesser.* Der Verbrauch lässt sich durch die Umstellung auf ein (möglichst) papierloses Büro auf unter 4.000 Blatt Papier senken. Im Idealfall und dazu kommen wir gleich – sorgt ein digitaler Erstellungsprozess von FiBu, Jahresabschluss etc. sogar dafür, dass sogar nur noch unter 1.000 Seiten im Jahr anfallen. 

Wie funktioniert die digitale Jahresabschlusserstellung? Statt handschriftliche Arbeitsnotizen zu führen, nutze eine der vielen Lösungen zur digitalen Erstellung z. B. von Jahresabschlüssen. Hier gibt es kein falsch oder richtig, der Prozess muss auch hier zu Deiner Kanzlei passen. Mögliche Lösungen sind z. B. die Excel-Arbeitspapiere des Deubner-Verlages, die DATEV Dokumentation Abschlusserstellung oder – mein persönlicher Favorit – die Erstellung mit Hilfe von Microsoft One Note. 

Die Vorteile liegen auch hier klar auf der Hand – kein Verlust sensibler Daten oder Unterlagen, keine unnötigen Papierausdrucke (Kontoausdrucke abstimmen, etc.), jederzeit Zugriff auf den aktuellen Bearbeitungsstand auch wenn der Mitarbeiter im Homeoffice erkrankt etc..

Daneben können z. B. in einer entsprechenden One Note Vorlage direkt Arbeitsanweisungen hinterlegt werden, so dass auch neue Mitarbeiter sofort wissen, was der Teamleiter oder Berufsträger benötigt, um die Kontrolle des Jahresabschlusses effektiv durchzuführen bzw. welche Arbeitsschritte im Rahmen des Erstellungsprozesses zu erledigen sind. Das führt dann auch direkt zu einem verbesserten Kontroll-Prozess und entlastet Dich als Berufsträger. 

Du siehst also – am Ende gehen alle Optimierungen Hand in Hand.

Aber was bedeutet das konkret in Zahlen? Bei 10 Vollzeit-Mitarbeitern rettest du ca. 10 – 10m hohe Fichten pro Jahr und sparst ca. eine Tonne CO2 ein. Und jetzt stell Dir mal vor, wenn das alle rund 56.000 Steuerkanzleien in Deutschland machen würden, dann würden wir mal eben den jährlichen CO2-Ausstoß von 7000 Menschen in Deutschland einsparen.

Du siehst also, dass schon ein kleiner Beitrag viel bewegt. Kommen wir aber zum nächsten Punkt.

Digitalisierung der Zusammenarbeit mit deinen Mandanten

Ziel: Vermeidung von Transporten und unnötigen Papierverbrauch. Egal ob dein Mandant die Unterlagen persönlich vorbeibringt oder mit der Post sendet, in der Regel geschieht dies mit dem Auto, das wiederum erzeugt einen erheblichen CO2 Ausstoß. 

Zudem zeigt die Erfahrung, dass viele Mandanten dazu neigen, bei Papier-Buchhaltungen zusätzlichen Kopien zu machen, um im Falle eines Falles Zugriff auf den Beleg zu haben. 

Digitale Datenübertragung zur Vermeidung von Medienbrüchen

Das alles lässt sich durch deine digitale Datenübertragung vermeiden. Und das Beste ist, dass Du unnötige Medienbrüche direkt vermeiden kannst, d. h. Rechnungen, die ohnehin digital vorliegen – können über ein zentrales Mail-Postfach problemlos an die Datendrehscheiben, wie DATEV Unternehmen Online weitergleitet werden. 

Zugriff auf alle relevanten Unterlagen

Der Mandant muss weder sein eigenes Fahrzeug, noch eins der Post bewegen, läuft nicht Gefahr, dass die Unterlagen auf dem Postweg – oder gerne auch mal in der Kanzlei 😉 – verschwinden und hat jeder Zeit sowohl vom Betrieb/Praxis als auch von zu Hause/unterwegs Zugriff auf alle wichtigen Belege und Auswertungen.

Natürlich hat es noch mehr Vorteile für den Mandanten: Weniger Sortier- und Suchzeiten, ein vereinfachter Zahlungsverkehr, um nur ein paar zu nennen. Aber wir wollen ja Deine Kanzlei beleuchten, da haben Du und Deine Mitarbeiter den großen Vorteil, dass ein Großteil der Belegdaten bereits durch XML-Strukturdaten oder OCR-Erkennung vorbelegt werden kann.

Wegfall unnötiger Wartezeiten bei der Abschlusserstellung

Das spart Zeit, die Finanzbuchhaltung zu erfassen und gleichzeitig bietet es dir als Kanzlei die Chance, Jahresabschlüsse flüssiger und damit effektiver zu erstellen, da unklare Belege von der Buchung aus geöffnet und geprüft werden können. Das Warten auf die Beantwortung der Rückfragen und Einreichung fehlender Belege entfällt, was Dir hilft, Deine Deckungsbeiträge deutlich zu optimieren. 

Umsatzsteigerung durch weitere (Beratungs-)Leistungen

Das war es aber noch gar nicht mit den Vorteilen. Du schaffst nämlich dadurch auch die Basis weitere (Beratungs-)Leistungen anbieten zu können, z. B. kannst Du bei einer zeitnahen Buchführung das Zahlungs- und Mahnwesen für deine Mandanten übernehmen. Gerade kleinen und mittleren Betrieben ohne kaufmännische Angestellte, die diese Tätigkeiten in der Regel am Wochenende oder am Abend machen, rettest du damit die Familien- oder Freizeit. 

Das ist auch der Grund, wieso die Digitalisierung der Zusammenarbeit nicht zu einem schlechteren, sondern zu einem besseren, vertieften Mandatsverhältnis führt, da mehr Zeit auf die eigentlich relevanten Themen wie Analyse der Kennzahlen, Problemfelder und deren Beratung gelegt werden kann. Du siehst: Auch hier gibt es wieder nur Gewinner, Dich als Steuerberater, Deine Mandanten und die Umwelt. 

Baumspende als Dankeschön

Und wenn du den Effekt noch steigern willst, dann freut sich z. B. der Bergwaldprojekt e. V. und andere Projekte genauso wie dein Mandant über jeden Baum, den du für eine digitale Buchhaltung spendest. Nimm dir gerne ein Beispiel am delfi-net.

Du siehst also die Themen Nachhaltigkeit und Digitalisierung gehen Hand in Hand. In unserem nächsten Teil zeigen wir dir, wieso sich das auch auf deine Mitarbeiter und Mandanten auswirkt.